Panduan Lengkap Request Letter Dan Offering Letter Dalam Bahasa Inggris (2025)

Apakah Anda sedang mencari cara menulis request letter atau offering letter dalam bahasa Inggris yang profesional dan efektif? Kedua jenis surat ini sering digunakan dalam dunia kerja, pendidikan, maupun urusan formal lainnya. Request letter berfungsi untuk mengajukan permohonan secara resmi, sementara offering letter digunakan untuk memberikan penawaran—baik itu pekerjaan, kerjasama, atau kesempatan lainnya. Tanpa struktur dan bahasa yang tepat, surat Anda bisa saja diabaikan atau bahkan salah dipahami. Dalam panduan ini, kami akan membahas step-by-step cara menulis kedua surat tersebut dengan benar, dilengkapi contoh yang bisa Anda sesuaikan langsung. Simak sampai akhir untuk mendapatkan template siap pakai!

Mengapa Request Letter Dan Offering Letter Penting?

Dalam komunikasi profesional, surat resmi seperti request letter dan offering letter memegang peranan krusial. Berikut alasan mengapa kedua surat ini tidak boleh disepelekan:

• Kesempatan pertama membuat kesan. Surat Anda mencerminkan profesionalisme dan kemampuan berkomunikasi—dua hal yang sangat dinilai di dunia kerja.
• Dokumen hukum atau administrasi. Offering letter, misalnya, bisa menjadi bukti tertulis dari penawaran pekerjaan atau kerjasama yang sah.
• Memperjelas maksud dan harapan. Request letter yang terstruktur membantu penerima memahami permohonan Anda tanpa kebingungan.
• Membangun kepercayaan. Surat yang ditulis dengan baik menunjukkan bahwa Anda serius dan dapat diandalkan.

Jika Anda merasa kesulitan menyusun surat dalam bahasa Inggris, jangan khawatir! Layanan profesional seperti Tugasin dapat membantu Anda membuat draft surat yang sesuai dengan standar internasional—tanpa perlu repot mengoreksi tata bahasa atau struktur.

Struktur Dasar Request Letter Dalam Bahasa Inggris

Request letter harus singkat, jelas, dan sopan. Berikut adalah struktur umum yang bisa Anda ikuti:

1. Header (Kop Surat)

Bagian ini mencakup:

• Nama dan alamat pengirim (jika dikirim via pos).
• Tanggal penulisan surat.
• Nama dan alamat penerima (jika diketahui).
• Subjek surat (misal: "Request for Information Regarding [Topik]").

2. Salam Pembuka

Gunakan salam formal seperti:

• Dear Mr./Ms. [Last Name], (jika nama penerima diketahui)
• To Whom It May Concern, (jika nama tidak diketahui)

3. Paragraf Pembuka

Perkenalkan diri Anda secara singkat dan jelaskan tujuan surat. Contoh:

"I am writing to formally request [permohonan Anda] due to [alasan singkat]."

4. Isi Permohonan

Jelaskan secara detail:

• Apa yang Anda minta (informasi, bantuan, izin, dll.).
• Mengapa permohonan tersebut penting.
• Batas waktu (jika ada).

5. Penutup

Ucapkan terima kasih dan sampaikan harapan untuk respons. Contoh:

"Thank you for your time and consideration. I look forward to your positive response."

6. Salam Penutup

Gunakan:

• Sincerely, (untuk surat formal)
• Best regards, (untuk surat semi-formal)

Lalu, cantumkan nama lengkap dan tanda tangan (jika dikirim secara fisik).

Contoh Request Letter Dalam Berbagai Situasi

Berikut adalah 5 contoh request letter yang bisa Anda adaptasi sesuai kebutuhan:

1. Request Letter Untuk Informasi

Subjek: Request for Product Catalog and Pricing Details

Dear Sales Team,

I hope this email finds you well. I am [Your Name], a [Your Position] at [Your Company]. We are currently exploring potential suppliers for [product/service] and would like to request your latest product catalog along with pricing details for bulk orders.

Could you also provide information on your delivery terms and minimum order quantities? Your prompt response would be greatly appreciated as we aim to finalize our supplier selection by [deadline].

Thank you for your assistance. I look forward to hearing from you soon.

Best regards, [Your Name] [Your Contact Information]

2. Request Letter Untuk Izin

Subjek: Request for Leave Approval – [Your Name]

Dear [Manager's Name],

I am writing to formally request approval for [number] days of leave from [start date] to [end date] due to [reason: e.g., personal matters/medical appointment]. I have ensured that my current tasks are either completed or delegated to [colleague's name] to maintain workflow during my absence.

Please let me know if you require any additional information. I appreciate your understanding and support.

Sincerely, [Your Name]

3. Request Letter Untuk Bantuan Keuangan

Subjek: Scholarship Application Request

Dear Scholarship Committee,

My name is [Your Name], and I am a [year] student at [University] majoring in [Major]. I am writing to apply for the [Scholarship Name] to support my academic expenses for the upcoming semester. Attached to this email, you will find my academic transcripts, recommendation letters, and a personal statement outlining my financial needs and career goals.

I would be grateful if you could review my application and consider me for this opportunity. Thank you for your time and generosity.

Respectfully, [Your Name]

4. Request Letter Untuk Kerjasama Bisnis

Subjek: Proposal for Business Collaboration

Dear [Recipient's Name],

I am reaching out on behalf of [Your Company], a [brief description of your company]. We are impressed by [Recipient's Company]'s achievements in [specific area] and believe a collaboration between our organizations could be mutually beneficial.

We propose a partnership in [specific project/area], where we can combine our expertise in [your strength] with your resources in [their strength]. I have attached a detailed proposal for your review. Could we schedule a meeting next week to discuss this further?

Thank you for considering our proposal. I look forward to your positive response.

Best regards, [Your Name] [Your Position] [Your Contact]

5. Request Letter Untuk Referensi

Subjek: Request for Professional Reference

Dear [Former Supervisor's Name],

I hope you are doing well. I am currently applying for a [position] at [Company] and would be honored if you could provide a professional reference for me. During my time at [Previous Company], I had the privilege of working under your guidance on [specific project/task], which significantly contributed to my growth in [skill/area].

The hiring manager may contact you via [email/phone] to discuss my qualifications. Please let me know if you require any additional details from my side.

Thank you for your support—I truly appreciate it!

Warm regards, [Your Name]

Struktur Dan Contoh Offering Letter Dalam Bahasa Inggris

Offering letter berbeda dengan request letter karena berfungsi sebagai penawaran resmi, baik untuk pekerjaan, beasiswa, kerjasama, atau kesempatan lainnya. Surat ini harus jelas, mengikat (jika diperlukan), dan mencakup semua detail penting agar penerima dapat membuat keputusan.

Struktur Umum Offering Letter

1. Header: Nama perusahaan/institusi, alamat, tanggal, dan subjek (misal: "Job Offer for [Position]").
2. Salam pembuka: Formal, menggunakan nama penerima jika diketahui.
3. Pengenalan: Nyatakan tujuan surat (misal: "We are pleased to offer you…").
4. Detail penawaran:
   • Posisi/jabatan (untuk pekerjaan).
   • Gaji/kompensasi (jika relevan).
   • Tanggal mulai.
   • Benefit (asuransi, tunjangan, dll.).
   • Syarat dan ketentuan (misal: masa percobaan).
5. Tindak lanjut: Batasi waktu respons (misal: "Please confirm your acceptance by [date]").
6. Penutup: Ucapkan terima kasih dan berikan kontak untuk pertanyaan.
7. Salam penutup: "Sincerely" atau "Best regards".

Contoh Offering Letter Untuk Pekerjaan

Subjek: Formal Job Offer – [Position] at [Company]

Dear [Candidate's Name],

On behalf of [Company Name], I am delighted to offer you the position of [Job Title] in our [Department] team. After reviewing your qualifications and experience, we are confident that you will be a valuable addition to our organization.

Below are the details of your employment offer:

• Position: [Job Title]
• Start Date: [Date]
• Salary: [Amount] per [month/year], paid on the [payment schedule]
• Benefits: Health insurance, [other benefits]
• Probation Period: [Duration, if applicable]
• Work Schedule: [Hours/days]

To accept this offer, please sign and return this letter by [deadline]. If you have any questions, feel free to contact me at [email/phone].

We are excited to have you join our team and look forward to your positive response.

Sincerely, [Your Name] [Your Position] [Company Name]

Contoh Offering Letter Untuk Beasiswa

Subjek: Scholarship Award Notification – [Scholarship Name]

Dear [Recipient's Name],

Congratulations! We are pleased to inform you that you have been selected as a recipient of the [Scholarship Name] for the academic year [Year]. This scholarship covers [tuition/fees/amount] and is awarded based on your outstanding academic achievements and [other criteria].

To formalize your acceptance, please:

1. Sign and return the attached acceptance form by [date].
2. Provide a copy of your latest academic transcript.

Failure to respond by the deadline may result in the forfeiture of this award. If you have any questions, contact our office at [email/phone].

Once again, congratulations on this achievement! We wish you success in your academic pursuits.

Best regards, [Your Name] [Your Position] [Institution Name]

Tips Menulis Request Letter Dan Offering Letter Yang Efektif

Agar surat Anda dibaca dan ditanggapi dengan baik, perhatikan tips berikut:

1. Gunakan Bahasa Yang Jelas Dan Profesional

Hindari bahasa yang terlalu kasual atau ambigu. Contoh:

• Tidak efektif: "I kinda need this info ASAP."
• Efektif: "I would appreciate it if you could provide the requested information by [date]."

2. Sesuaikan Dengan Penerima

Jika Anda mengetahui nama penerima, gunakan "Dear Mr./Ms. [Last Name]" daripada "To Whom It May Concern". Personalisasi menunjukkan bahwa Anda telah melakukan riset.

3. Singkat Dan Padat

Surat resmi sebaiknya tidak lebih dari satu halaman. Fokus pada informasi inti dan hindari pengulangan.

4. Periksa Tata Bahasa Dan Ejaan

Kesalahan tata bahasa dapat merusak kredibilitas Anda. Gunakan tools seperti Grammarly atau mintalah bantuan profesional dari Tugasin untuk memastikan surat Anda bebas kesalahan.

5. Sertakan Lampiran Jika Diperlukan

Jika surat Anda membutuhkan dokumen pendukung (seperti CV atau proposal), sebutkan dalam teks:

"Please find attached my resume and portfolio for your review."

6. Berikan Batasi Waktu (Jika Relevan)

Untuk request letter atau offering letter, tentukan deadline respons agar penerima dapat memprioritaskan surat Anda. Contoh:

"Kindly respond by [date] to ensure timely processing."

Kesalahan Umum Yang Harus Dihindari

Meskipun struktur surat sudah benar, kesalahan kecil dapat mengurangi dampaknya. Berikut adalah jebakan yang sering terjadi:

• Terlalu panjang lebar. Penerima surat sibuk—jaga agar tetap ringkas.
• Tidak mencantumkan subjek yang jelas. Subjek membantu penerima memprioritaskan surat Anda.
• Menggunakan nada yang terlalu kasar atau meminta. Selalu gunakan kata-kata sopan seperti "I would appreciate" atau "Could you please".
• Lupa menyertakan informasi kontak. Pastikan penerima dapat menghubungi Anda dengan mudah.
• Mengabaikan format surat resmi. Hindari font yang tidak profesional atau tata letak yang berantakan.

Kapan Harus Menggunakan Request Letter Vs. Offering Letter?

Kedua jenis surat ini memiliki tujuan yang berbeda. Berikut adalah perbandingannya:

Aspek	Request Letter	Offering Letter
Tujuan	Mengajukan permohonan (izin, informasi, bantuan, dll.)	Memberikan penawaran (pekerjaan, beasiswa, kerjasama, dll.)
Nada	Sopan dan rendah hati	Positif dan mengundang
Contoh Penggunaan	Meminta cuti kerja Mengajukan proposal proyek Meminta referensi	Penawaran pekerjaan Pemberian beasiswa Ajakan kerjasama bisnis
Respons Yang Diharapkan	Persetujuan atau penolakan terhadap permohonan	Penerimaan atau penolakan terhadap penawaran

Template Siap Pakai Untuk Request Letter Dan Offering Letter

Untuk memudahkan Anda, berikut adalah template umum yang bisa disesuaikan:

Template Request Letter

[Your Name] [Your Address] [City, Postal Code] [Email] | [Phone Number] [Date]

[Recipient's Name] [Recipient's Position] [Company/Institution Name] [Address]

Subject: [Clear and Concise Subject Line]

Dear [Recipient's Name],

I am writing to [state the purpose of your request]. [Provide a brief background or reason for your request].

[Explain what you are requesting in detail, including any deadlines or specific requirements].

I have attached [any relevant documents] for your reference. Please let me know if you require further information.

Thank you for your time and assistance. I look forward to your response by [deadline, if applicable].

[Closing Salutation], [Your Name]

Template Offering Letter

[Your Company's Name] [Company Address] [City, Postal Code] [Date]

[Recipient's Name] [Recipient's Address]

Subject: [Offer Details – e.g., "Job Offer for [Position]"]

Dear [Recipient's Name],

We are pleased to offer you [position/opportunity] at [Company Name]. After reviewing your [application/qualifications], we believe you will be a great fit for our team.

Below are the details of this offer:

• [Detail 1]: [Information]
• [Detail 2]: [Information]
• Start Date: [Date]

To accept this offer, please [action required, e.g., "sign and return this letter"] by [deadline]. If you have any questions, feel free to contact me at [email/phone].

We are excited to have you on board and look forward to your positive response.

[Closing Salutation], [Your Name] [Your Position] [Company Name]

Kesimpulan: Kuasai Seni Menulis Surat Resmi Dalam Bahasa Inggris

Menulis request letter dan offering letter dalam bahasa Inggris tidak harus rumit. Dengan mengikuti struktur yang benar, menggunakan bahasa yang profesional, dan memperhatikan detail kecil, Anda dapat membuat surat yang efektif dan meninggalkan kesan positif. Ingatlah untuk selalu:

• Menyesuaikan surat dengan tujuan dan penerima.
• Menjaga nada yang sopan dan jelas.
• Memeriksa tata bahasa dan format sebelum mengirim.
• Memberikan batas waktu respons jika diperlukan.

Jika Anda membutuhkan bantuan lebih lanjut—baik untuk menyunting surat, menerjemahkan, atau bahkan membuat draft dari nol—layanan seperti Tugasin siap membantu Anda menghasilkan dokumen profesional tanpa stres. Mulailah berlatih dengan template di atas, dan Anda akan semakin percaya diri dalam berkomunikasi secara tertulis!

Apakah Anda memiliki pengalaman menarik seputar penulisan surat resmi? Bagikan di kolom komentar atau hubungi kami untuk diskusi lebih lanjut!