Panduan Lengkap Surat Peringatan (Warning Letter) Dalam Bahasa Inggris 2025

Apakah Anda sedang mencari cara menulis surat peringatan (warning letter) dalam bahasa Inggris yang jelas, profesional, dan sesuai standar perusahaan? Baik Anda seorang HR, manajer, atau pemilik bisnis, membuat surat peringatan yang tepat sangat penting untuk menjaga disiplin kerja tanpa merusak hubungan dengan karyawan. Di tahun 2025, format dan bahasa yang digunakan dalam dokumen ini semakin diperhatikan—terutama jika perusahaan Anda beroperasi secara internasional atau memiliki karyawan multinasional.

Dalam panduan ini, kami akan membahas apa itu surat peringatan, kapan harus mengeluarkannya, struktur yang benar, hingga contoh-contoh nyata yang bisa Anda sesuaikan. Plus, kami juga akan berbagi tips menulis warning letter yang efektif agar pesan Anda tersampaikan dengan tegas namun tetap profesional. Jika Anda membutuhkan bantuan lebih lanjut dalam penyusunan dokumen resmi seperti ini, layanan seperti Tugasin bisa menjadi solusi praktis untuk kebutuhan administrasi perusahaan Anda.

Apa Itu Surat Peringatan (Warning Letter)?

Surat peringatan, atau warning letter, adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan kepada karyawan sebagai bentuk teguran atas pelanggaran atau ketidakpatuhan terhadap aturan kerja. Tujuannya bukan hanya untuk menegur, tetapi juga untuk:

• Mendokumentasikan pelanggaran sebagai bukti jika diperlukan di kemudian hari.
• Memberi kesempatan kepada karyawan untuk memperbaiki kinerja atau perilaku.
• Menjaga konsistensi dalam penerapan peraturan perusahaan.
• Melindungi perusahaan dari potensi sengketa hukum di masa depan.

Surat peringatan biasanya dikeluarkan dalam beberapa tingkat, mulai dari verbal warning (peringatan lisan), written warning (peringatan tertulis), hingga final warning sebelum tindakan discipliner lebih lanjut seperti pemutusan hubungan kerja (PHK).

Kapan Harus Mengeluarkan Surat Peringatan?

Tidak semua kesalahan karyawan memerlukan surat peringatan. Berikut adalah situasi umum di mana warning letter diperlukan:

1. Pelanggaran Terhadap Kebijakan Perusahaan

Contohnya:

• Terlambat atau absen tanpa pemberitahuan.
• Penggunaan fasilitas perusahaan untuk kepentingan pribadi.
• Pelanggaran terhadap kode etik atau dress code.

2. Kinerja yang Tidak Memenuhi Standar

Jika karyawan secara konsisten:

• Tidak mencapai target kerja yang telah disepakati.
• Menghasilkan pekerjaan dengan kualitas rendah.
• Menolak untuk mengikuti pelatihan atau perbaikan yang ditawarkan.

3. Perilaku yang Merugikan Tim atau Perusahaan

Misalnya:

• Konflik dengan rekan kerja yang mengganggu produktivitas.
• Penyalahgunaan wewenang atau korupsi.
• Pengabaian terhadap prosedur keselamatan kerja.

Sebelum mengeluarkan surat peringatan, pastikan Anda telah melakukan komunikasi langsung dengan karyawan terkait untuk memahami penyebab masalah. Ini menunjukkan bahwa perusahaan memberikan kesempatan untuk perbaikan sebelum mengambil tindakan formal.

Struktur Surat Peringatan dalam Bahasa Inggris yang Benar

Surat peringatan harus ditulis dengan jelas, singkat, dan profesional. Berikut adalah struktur standar yang bisa Anda ikuti:

1. Header Perusahaan

Cantumkan:

• Nama dan logo perusahaan.
• Alamat lengkap perusahaan.
• Tanggal penulisan surat.

2. Informasi Penerima

Tuliskan:

• Nama lengkap karyawan.
• Jabatan dan departemen.
• Alamat atau email (jika dikirim secara digital).

3. Subjek Surat

Gunakan subjek yang spesifik, contoh:

• "First Written Warning for Repeated Tardiness" (Peringatan Tertulis Pertama untuk Keterlambatan Berulang).
• "Final Warning for Violation of Company Code of Conduct" (Peringatan Terakhir untuk Pelanggaran Kode Etik Perusahaan).

4. Isi Surat

Bagian ini harus mencakup:

• Penjelasan pelanggaran: Uraikan secara faktual apa yang terjadi, kapan, dan di mana.
• Dampak dari pelanggaran: Jelaskan bagaimana tindakan tersebut memengaruhi tim atau perusahaan.
• Harapan perbaikan: Berikan batas waktu dan tindakan yang diharapkan.
• Konsekuensi jika tidak diperbaiki: Sebutkan tindakan discipliner selanjutnya (misal: peringatan terakhir atau PHK).

5. Penutup

Akhirkan dengan:

• Tanda tangan pejabat yang berwenang (HR atau atasan langsung).
• Tempat untuk tanda tangan karyawan sebagai bukti penerimaan.
• Salinan surat untuk arsip perusahaan.

5 Contoh Surat Peringatan dalam Bahasa Inggris (2025)

Berikut adalah contoh-contoh warning letter yang bisa Anda sesuaikan dengan kebutuhan perusahaan:

1. Contoh Surat Peringatan untuk Keterlambatan

Subject: First Written Warning for Repeated Tardiness

Dear [Employee's Name],

This letter serves as a first written warning regarding your repeated tardiness over the past month. On [dates], you arrived at the office [X] minutes late without prior notice, which disrupts team productivity and violates our company's attendance policy (Section 3.2 of the Employee Handbook).

We expect you to arrive on time starting immediately. Failure to improve may result in further disciplinary action, up to and including termination. Please sign below to acknowledge receipt of this warning.

Sincerely, [Your Name] [Your Position]

2. Contoh Surat Peringatan untuk Kinerja Buruk

Subject: Written Warning for Poor Performance

Dear [Employee's Name],

After reviewing your performance over the last quarter, we have identified consistent failures to meet your sales targets (only 60% achievement in Q1 2025). This letter is a formal warning to address these concerns.

You are required to attend a performance improvement meeting on [date] and submit a corrective action plan by [deadline]. If no improvement is shown within 30 days, further disciplinary steps will be taken.

Regards, [Manager's Name]

3. Contoh Surat Peringatan untuk Pelanggaran Kode Etik

Subject: Final Warning for Violation of Code of Conduct

Dear [Employee's Name],

It has come to our attention that you engaged in [describe misconduct, e.g., "verbal harassment of a colleague"] on [date]. This behavior violates our Code of Conduct (Article 5.1) and will not be tolerated.

This is your final written warning. Any further violations will result in immediate termination. You must attend a mandatory ethics training on [date].

Sincerely, [HR Manager's Name]

4. Contoh Surat Peringatan untuk Penggunaan Media Sosial yang Tidak Pantas

Subject: Written Warning for Inappropriate Social Media Use

Dear [Employee's Name],

We have received reports that you posted [describe content] on [platform] on [date], which reflects poorly on [Company Name] and violates our Social Media Policy (Section 4.3). This letter serves as an official warning.

You are required to remove the post immediately and attend a digital conduct workshop. Repeat offenses may lead to suspension.

Best regards, [HR Team]

5. Contoh Surat Peringatan untuk Absensi Tanpa Keterangan

Subject: Second Written Warning for Unauthorized Absence

Dear [Employee's Name],

You were absent without notice on [dates], which disrupts workflow and violates our Leave Policy (Section 2.1). This is your second written warning.

Future absences must be approved in advance via [system]. Failure to comply will result in a final warning and potential termination.

Yours sincerely, [Supervisor's Name]

Tips Menulis Surat Peringatan yang Efektif

Agar warning letter Anda mencapai tujuannya tanpa menimbulkan konflik, ikuti tips berikut:

1. Gunakan Bahasa yang Netral dan Faktual

Hindari kata-kata emosional atau menuduh. Fokus pada fakta dan dampak, bukan pada karakter pribadi karyawan. Contoh:

• Tidak efektif: "Anda selalu malas dan tidak peduli dengan pekerjaan."
• Efektif: "Pada [tanggal], Anda tidak menyelesaikan laporan bulanan sesuai deadline, yang menyebabkan keterlambatan dalam proses audit."

2. Berikan Solusi atau Harapan Perbaikan

Jangan hanya menegur—berikan jalan keluar. Misalnya:

• "Kami mengharapkan Anda menghadiri pelatihan manajemen waktu pada [tanggal]."
• "Silakan ajukan rencana perbaikan kinerja dalam 7 hari."

3. Sesuaikan dengan Kebijakan Perusahaan

Pastikan isi surat selaras dengan Employee Handbook atau peraturan internal. Jika perlu, konsultasikan dengan tim hukum untuk menghindari risiko hukum.

4. Simpan Salinan untuk Arsip

Selalu simpan bukti pengiriman (email, tanda terima fisik) dan salinan surat untuk dokumentasi. Ini penting jika kasus berlanjut ke tingkat yang lebih serius.

5. Pertimbangkan Budaya Perusahaan

Di perusahaan dengan budaya yang lebih santai, Anda bisa menggunakan nada yang sedikit lebih lunak, tetapi tetap tegas. Sebaliknya, perusahaan formal mungkin memerlukan bahasa yang lebih kaku.

Kesalahan Umum yang Harus Dihindari

Meskipun surat peringatan bertujuan baik, kesalahan dalam penulisannya bisa berakibat buruk. Hindari:

1. Terlalu Emosional atau Subjektif

Surat peringatan harus objektif. Hindari kalimat seperti:

• "Anda selalu membuat masalah." (Terlalu umum)
• "Saya kecewa dengan sikap Anda." (Terlalu personal)

2. Tidak Memberikan Waktu untuk Perbaikan

Selalu berikan batas waktu yang jelas untuk perbaikan. Tanpa ini, karyawan mungkin bingung tentang harapan perusahaan.

3. Mengancam Tanpa Dasar

Jangan menyebutkan konsekuensi seperti PHK jika tidak ada dasar dalam kebijakan perusahaan. Ini bisa menjadi bumerang secara hukum.

4. Tidak Melibatkan HR atau Atasan Langsung

Surat peringatan sebaiknya diketahui oleh HR dan atasan langsung untuk menjaga konsistensi dan menghindari bias.

5. Mengabaikan Proses Follow-Up

Setelah surat dikirim, lakukan follow-up untuk memantau perbaikan. Ini menunjukkan bahwa perusahaan serius dalam menegakkan disiplin.

Kapan Harus Berkonsultasi dengan Ahli Hukum?

Dalam beberapa kasus, terutama yang melibatkan:

• Pelanggaran serius (seperti pencurian atau pelecehan).
• Karyawan dengan status kontrak khusus (misal: pekerja lepas atau magang).
• Potensi sengketa atau tuntutan hukum.

Sebaiknya Anda berkonsultasi dengan penasehat hukum sebelum mengeluarkan surat peringatan. Ini akan melindungi perusahaan dari risiko hukum di kemudian hari.

Kesimpulan: Surat Peringatan yang Tegas namun Profesional

Menulis surat peringatan dalam bahasa Inggris memang membutuhkan keseimbangan antara ketegasan dan profesionalisme. Dengan mengikuti struktur yang benar, menggunakan bahasa yang jelas, dan memberikan kesempatan untuk perbaikan, Anda tidak hanya menegakkan disiplin tetapi juga menjaga hubungan kerja yang sehat.

Jika Anda merasa kesulitan dalam menyusun dokumen resmi seperti ini—terutama dalam bahasa Inggris—layanan seperti Tugasin dapat membantu Anda membuat surat peringatan yang sesuai standar internasional. Ingat, tujuan utama warning letter bukanlah untuk menghukum, melainkan untuk mendorong perbaikan dan melindungi kepentingan perusahaan.

Apakah Anda memiliki pengalaman menarik seputar penulisan surat peringatan? Bagikan di kolom komentar atau hubungi kami jika Anda membutuhkan template tambahan!