Menyusun surat undangan dalam bahasa Inggris sering kali menjadi tantangan tersendiri, terutama jika kamu perlu menyesuaikannya dengan tingkat formalitas acara. Baik untuk keperluan resmi seperti rapat kerja, seminar akademik, maupun acara pribadi seperti perayaan keluarga, pemilihan kata dan struktur yang tepat akan sangat memengaruhi kesan profesional atau hangat yang ingin disampaikan. Tidak hanya sekadar menerjemahkan dari bahasa Indonesia, surat undangan dalam bahasa Inggris memiliki aturan penulisan, format, dan etika tersendiri yang perlu diperhatikan.
Untuk membantu kamu menguasai teknik penulisan undangan yang efektif, kami akan membahas secara detail contoh surat undangan resmi dalam bahasa Inggris beserta terjemahannya, lengkap dengan penjelasan struktur, frasa kunci, dan tips praktis agar pesanmu tersampaikan dengan jelas dan sopan. Selain itu, kami juga akan membandingkan perbedaan mendasar antara undangan formal dan informal, sehingga kamu bisa menyesuaikannya dengan konteks acara. Simak panduan ini sampai selesai untuk memastikan undanganmu tidak hanya benar secara tata bahasa, tetapi juga meninggalkan kesan positif bagi penerima!
Sebelum mempelajari contohnya, penting untuk memahami bahwa surat undangan dalam bahasa Inggris dibagi menjadi dua kategori utama: formal dan informal. Kedua jenis ini memiliki ciri khas yang membedakannya, mulai dari pemilihan kata, struktur kalimat, hingga format penulisan. Undangan formal biasanya digunakan untuk acara resmi seperti rapat kerja, konferensi, atau acara institusi, di mana kesan profesional dan resmi harus dijaga. Sementara itu, undangan informal cocok untuk acara pribadi seperti pesta ulang tahun, makan malam keluarga, atau pertemuan santai dengan teman.
Salah satu perbedaan utama terletak pada sapaan dan penutup. Dalam undangan formal, sapaan seperti Dear Sir/Madam atau To Whom It May Concern sering digunakan, sementara penutupnya menggunakan frasa seperti Yours faithfully atau Best regards. Sebaliknya, undangan informal lebih fleksibel dengan sapaan seperti Dear [Nama] atau bahkan Hi [Nama], dan penutup yang lebih santai seperti Warm regards atau Cheers. Selain itu, undangan formal cenderung menggunakan kalimat pasif dan struktur yang lebih kaku, sementara undangan informal lebih langsung dan personal.
Surat undangan resmi dalam bahasa Inggris umumnya mengikuti struktur yang terorganisir dengan baik untuk memastikan informasi disampaikan secara jelas dan profesional. Berikut adalah komponen utama yang harus ada dalam undangan formal, beserta penjelasan detailnya:
Bagian ini mencakup informasi pengirim, seperti nama institusi, alamat, nomor telepon, dan email. Jika surat dikirim atas nama pribadi (misalnya dari seorang manajer), cantumkan nama dan jabatan pengirim. Contohnya: PT Maju Bersama – Human Resources Department, Jl. Sudirman No. 10, Jakarta 12345. Kop surat ini memberikan kesan resmi dan memudahkan penerima untuk menghubungi pengirim jika diperlukan.
Pada surat resmi, header juga sering dilengkapi dengan nomor referensi (misalnya: Ref. Number: HR/INV/2024/001) dan tanggal penulisan (misalnya: Jakarta, 10th May 2024). Nomor referensi berguna untuk arsip dan pelacakan, sementara tanggal menunjukkan kapan surat tersebut dibuat.
Baris subjek harus singkat namun jelas, mencerminkan tujuan surat. Contoh: Subject: Invitation to Annual Shareholders Meeting. Subjek yang baik akan membantu penerima langsung memahami isi surat tanpa harus membaca seluruh teks. Hindari subjek yang terlalu umum seperti Invitation, karena bisa membuat penerima bingung.
Dalam konteks akademik atau bisnis, subjek juga bisa mencakup informasi tambahan seperti tanggal acara, misalnya: Subject: Invitation to Workshop on Digital Marketing – 20th June 2024. Ini akan memudahkan penerima untuk langsung mencatat jadwal jika perlu.
Sapaan dalam undangan formal harus sopan dan sesuai dengan status penerima. Jika nama penerima tidak diketahui, gunakan Dear Sir/Madam. Jika diketahui, gunakan Dear Mr. [Last Name] atau Dear Ms. [Last Name]. Hindari penggunaan nama depan kecuali dalam konteks yang sangat informal.
Untuk surat yang ditujukan kepada kelompok (misalnya semua orang tua siswa), sapaan seperti Dear Parents of [School Name] Students atau To All Participants bisa digunakan. Pastikan sapaan mencerminkan tingkat penghormatan yang sesuai dengan penerima.
Isi surat harus mencakup tujuan undangan, detail acara (hari, tanggal, waktu, tempat), dan agenda atau topik utama. Gunakan kalimat yang jelas dan struktur paragraf yang rapi. Contoh: We are pleased to invite you to attend the Annual General Meeting, which will be held on....
Jika ada persyaratan khusus (misalnya konfirmasi kehadiran atau dress code), cantumkan dengan jelas. Misalnya: Please confirm your attendance by replying to this email before 15th May 2024. Business casual attire is recommended. Hindari informasi yang bertele-tele; setiap kalimat harus memiliki tujuan yang jelas.
Penutup harus mencerminkan rasa terima kasih dan harapan untuk kehadiran penerima. Frasa umum seperti We look forward to your presence atau Your participation is highly appreciated sering digunakan. Jangan lupa sertakan kontak untuk konfirmasi atau pertanyaan lebih lanjut.
Untuk penutup formal, gunakan frasa seperti Yours faithfully (jika nama penerima tidak diketahui) atau Yours sincerely (jika nama penerima diketahui). Diikuti oleh nama pengirim, jabatan, dan tanda tangan (jika surat dicetak).
Jika ada dokumen pendukung (misalnya formulir pendaftaran atau peta lokasi), cantumkan dalam bagian Attachment atau Enclosure. Contoh: Attachment: Event Schedule, Registration Form. Ini membantu penerima mengetahui bahwa ada file tambahan yang perlu mereka periksa.
Pastikan lampiran benar-benar relevan dan disebutkan dalam isi surat. Misalnya, jika kamu melampirkan peta lokasi, sebutkan dalam isi surat: Please find the attached map for the event location.
Berikut adalah contoh surat undangan resmi untuk rapat orang tua siswa beserta terjemahannya. Contoh ini mengikuti struktur yang telah dijelaskan sebelumnya dan dapat disesuaikan untuk keperluan serupa seperti undangan seminar, pelatihan, atau pertemuan resmi lainnya.
Bahasa Inggris:
Jakarta, 10th May 2024 Ref. Number: 03/EDU/SMA-Bintang/VI/2024 Subject: Invitation to Parents-Teacher Meeting Attachment: Agenda Details To: Parents of SMA Bintang Students Dear Parents,
In preparation for the upcoming final examinations, we cordially invite you to attend the Parents-Teacher Meeting to discuss your child’s academic progress and examination arrangements. The meeting details are as follows:
Day, Date: Saturday, 25th May 2024 Time: 09:00 AM – 12:00 PM Venue: SMA Bintang Auditorium, Jl. Merdeka No. 45, Jakarta Agenda:
Your presence is essential to ensure your child’s readiness for the examinations. Kindly confirm your attendance by replying to this email or contacting the school office at (021) 1234567 before 20th May 2024.
We appreciate your continuous support and look forward to seeing you at the meeting.
Yours sincerely, Dra. Lina Susanti Principal of SMA Bintang
Terjemahan Bahasa Indonesia:
Jakarta, 10 Mei 2024 Nomor Surat: 03/EDU/SMA-Bintang/VI/2024 Subjek: Undangan Rapat Orang Tua-Guru Lampiran: Detail Agenda Kepada: Orang Tua Siswa SMA Bintang
Bapak/Ibu Orang Tua Siswa yang terhormat,
Dalam rangka persiapan menghadapi ujian akhir yang akan datang, kami dengan hormat mengundang Bapak/Ibu untuk menghadiri Rapat Orang Tua-Guru guna membahas perkembangan akademik anak serta pengaturan pelaksanaan ujian. Berikut detail rapat:
Hari, Tanggal: Sabtu, 25 Mei 2024 Waktu: 09.00 – 12.00 WIB Tempat: Aula SMA Bintang, Jl. Merdeka No. 45, Jakarta Agenda:
Kehadiran Bapak/Ibu sangat penting untuk memastikan kesiapan anak dalam menghadapi ujian. Mohon konfirmasi kehadiran dengan membalas email ini atau menghubungi kantor sekolah di (021) 1234567 sebelum 20 Mei 2024.
Kami menghargai dukungan Bapak/Ibu dan berharap dapat bertemu dalam rapat tersebut.
Hormat kami, Dra. Lina Susanti Kepala Sekolah SMA Bintang
Bahasa Inggris:
Bandung, 5th June 2024 Ref. Number: SEM/UNIV/2024/06 Subject: Invitation to International Seminar on Sustainable Energy Attachment: Seminar Brochure, Registration Form To: All Faculty Members and Researchers
Dear Colleagues,
The Faculty of Engineering, Universitas Maju, is pleased to invite you to the International Seminar on Sustainable Energy, which will be held on:
Date: 20th – 21st June 2024 Time: 08:30 AM – 04:00 PM Venue: Grand Ballroom, Universitas Maju, Jl. Teknologi No. 10, Bandung Keynote Speakers:
This seminar aims to foster discussions on the latest advancements in sustainable energy technologies and their applications. All faculty members, researchers, and students are encouraged to attend. Registration is free but mandatory; please complete the attached form and send it to seminar@univmaju.ac.id by 15th June 2024.
For further inquiries, contact Ms. Rina at +62 812-3456-7890. We look forward to your participation in this enriching event.
Best regards, Dr. Budi Santoso Dean, Faculty of Engineering Universitas Maju
Terjemahan Bahasa Indonesia:
Bandung, 5 Juni 2024 Nomor Surat: SEM/UNIV/2024/06 Subjek: Undangan Seminar Internasional tentang Energi Berkelanjutan Lampiran: Brosur Seminar, Formulir Pendaftaran Kepada: Seluruh Dosen dan Peneliti
Kepada Yth. Rekan-rekan Sekalian,
Fakultas Teknik, Universitas Maju, dengan senang hati mengundang Bapak/Ibu untuk menghadiri Seminar Internasional tentang Energi Berkelanjutan, yang akan diselenggarakan pada:
Tanggal: 20 – 21 Juni 2024 Waktu: 08.30 – 16.00 WIB Tempat: Grand Ballroom, Universitas Maju, Jl. Teknologi No. 10, Bandung Pembicara Kunci:
Seminar ini bertujuan untuk memfasilitasi diskusi mengenai perkembangan terbaru dalam teknologi energi berkelanjutan dan aplikasinya. Seluruh dosen, peneliti, dan mahasiswa diharapkan dapat menghadiri acara ini. Pendaftaran gratis namun wajib; silakan mengisi formulir yang terlampir dan mengirimkannya ke seminar@univmaju.ac.id sebelum 15 Juni 2024.
Untuk informasi lebih lanjut, hubungi Ibu Rina di +62 812-3456-7890. Kami berharap Bapak/Ibu dapat berpartisipasi dalam acara yang bermanfaat ini.
Salam hangat, Dr. Budi Santoso Dekan Fakultas Teknik Universitas Maju
Menulis surat undangan resmi dalam bahasa Inggris bukan hanya tentang menerjemahkan kata per kata, tetapi juga tentang menyampaikan pesan dengan jelas, sopan, dan profesional. Berikut adalah beberapa tips praktis yang bisa kamu terapkan untuk memastikan undanganmu berkesan dan mudah dipahami:
Hindari kalimat yang berbelit-belit atau penggunaan kata-kata yang terlalu rumit. Tujuan utama undangan adalah menyampaikan informasi penting seperti tanggal, waktu, dan tempat acara. Contoh kalimat yang efektif: The meeting will be held on 15th July 2024 at 2:00 PM in the Main Conference Room. Hindari frasa seperti We are delighted to inform you that the aforementioned gathering is scheduled to take place..., karena terlalu panjang dan kurang langsung.
Jika perlu menjelaskan detail tambahan (misalnya dress code atau persyaratan khusus), pisahkan dalam paragraf terpisah agar tidak membingungkan pembaca. Gunakan bullet points untuk daftar agenda atau persyaratan, karena lebih mudah dibaca daripada paragraf panjang.
Kesalahan tata bahasa atau ejaan dapat mengurangi kesan profesional suratmu. Pastikan untuk memeriksa kembali penggunaan tenses (misalnya, gunakan will be held untuk acara mendatang, bukan is held), preposisi (misalnya on Monday, bukan in Monday), dan kapitalisasi (misalnya, nama acara atau jabatan harus dikapitalisasi).
Gunakan tools seperti Grammarly atau Hemingway Editor untuk memeriksa kesalahan sebelum mengirimkan surat. Jika memungkinkan, mintalah teman atau rekan kerja untuk membacanya terlebih dahulu guna mendapatkan masukan.
Meskipun undangan resmi umumnya menggunakan nada formal, tingkat kekakuan bisa disesuaikan dengan penerima. Misalnya, undangan untuk rekan kerja internal bisa sedikit lebih santai dibandingkan undangan untuk klien atau pejabat pemerintah. Contoh untuk rekan kerja: Dear Team, we invite you to join our quarterly review meeting.... Sementara untuk klien: Dear Mr. Anderson, we kindly request your presence at our annual shareholders meeting....
Jika penerima berasal dari budaya yang berbeda, pertimbangkan juga etika komunikasi mereka. Misalnya, di beberapa negara, penggunaan gelar seperti Prof. atau Dr. sangat penting, sementara di negara lain, nama depan sudah cukup.
Selalu cantumkan cara penerima dapat menghubungi kamu untuk konfirmasi atau pertanyaan. Ini bisa berupa email, nomor telepon, atau bahkan link pendaftaran online. Contoh: Please confirm your attendance by emailing rsvp@company.com or calling +62 21 1234567 before 10th June 2024. Jika acara membutuhkan pendaftaran, sertakan tautan atau formulir yang mudah diakses.
Untuk acara besar, pertimbangkan untuk membuat halaman konfirmasi online (misalnya melalui Google Forms) agar proses pendataan lebih efisien. Jangan lupa sertakan batas waktu konfirmasi untuk memudahkan persiapan.
Pastikan format surat konsisten dari awal hingga akhir. Misalnya, jika kamu menggunakan format tanggal 10th May 2024, jangan beralih ke May 10, 2024 di bagian lain. Demikian juga dengan penggunaan font (pilih yang mudah dibaca seperti Arial atau Times New Roman) dan alignment (rata kiri untuk surat resmi).
Jika surat dikirim dalam bentuk digital (email), pastikan format tetap rapi saat dibuka di berbagai perangkat. Hindari penggunaan warna atau desain yang terlalu mencolok, kecuali untuk acara yang memang membutuhkan kreativitas (misalnya undangan pameran seni).
Meskipun sudah memahami struktur dan tips penulisan, beberapa kesalahan sering terjadi saat menyusun undangan resmi dalam bahasa Inggris. Menghindari kesalahan-kesalahan ini akan membuat suratmu terlihat lebih profesional dan mudah dipahami. Berikut adalah beberapa kesalahan yang perlu kamu perhatikan:
Undangan resmi membutuhkan nada yang sopan dan formal. Hindari penggunaan kata-kata informal seperti guys, hey, atau cheers dalam surat resmi. Contoh yang salah: Hey guys, don’t forget to come to our meeting next week!. Sebaiknya gunakan: Dear Colleagues, we kindly remind you of the upcoming meeting on....
Demikian juga dengan penggunaan singkatan yang tidak standar (misalnya pls untuk please atau thx untuk thanks). Dalam konteks resmi, selalu tulis kata secara lengkap.
Kesalahan umum lainnya adalah lupa mencantumkan informasi krusial seperti tanggal batas konfirmasi, dress code, atau persyaratan khusus (misalnya membawa kartu identitas). Contoh: Jika acara membutuhkan pendaftaran tetapi tidak disebutkan cara mendaftar, penerima bisa bingung. Selalu periksa kembali apakah semua informasi yang dibutuhkan penerima sudah tercantum.
Buatlah checklist sebelum mengirimkan surat, misalnya:
Jika kamu menerjemahkan undangan dari bahasa Indonesia ke bahasa Inggris, pastikan terjemahannya tidak harfiah tetapi tetap mempertahankan makna asli. Misalnya, frasa "Diharapkan kehadiran Bapak/Ibu" sebaiknya diterjemahkan menjadi "Your presence is kindly requested", bukan "Hopefully, Sir/Madam can attend", karena terjemahan terakhir terdengar kurang profesional.
Gunakan kamus atau tools terjemahan seperti DeepL atau Google Translate sebagai bantuan, tetapi selalu periksa kembali hasilnya. Jika memungkinkan, mintalah bantuan penutur asli bahasa Inggris untuk memastikan terjemahan terdengar alami.
Setiap budaya memiliki norma berbeda dalam komunikasi resmi. Misalnya, di beberapa negara, menyertakan gelar akademik (seperti Prof. atau Dr.) dalam sapaan sangat penting, sementara di negara lain, cukup menggunakan Mr./Ms.. Selain itu, beberapa budaya mengharapkan surat ditulis dengan lebih panjang dan detail, sementara yang lain lebih menyukai surat yang singkat dan padat.
Jika penerima berasal dari luar negeri, luangkan waktu untuk mempelajari etika bisnis atau akademik di negara mereka. Misalnya, di Jepang, surat resmi sering diawali dengan ucapan terima kasih yang panjang, sementara di Jerman, surat cenderung langsung dan struktural.
Menggunakan template undangan memang memudahkan, tetapi jangan lupa untuk menyesuaikannya dengan acara dan penerima. Kesalahan umum adalah meninggalkan tempat kosong (misalnya [Insert Date Here]) atau tidak mengubah detail acara yang sudah usang. Selalu periksa kembali seluruh isi surat sebelum mengirimkannya.
Jika kamu menggunakan template dari internet, pastikan template tersebut sesuai dengan tujuan suratmu. Misalnya, template undangan pernikahan tidak cocok untuk undangan rapat bisnis. Sesuaikan juga gaya bahasa dengan identitas institusi atau pribadimu.
Meskipun artikel ini lebih berfokus pada undangan resmi, penting juga untuk mengetahui kapan undangan informal lebih tepat digunakan. Undangan informal cocok untuk acara-acara pribadi atau semi-formal di mana hubungan antara pengirim dan penerima sudah akrab. Berikut adalah beberapa situasi di mana undangan informal bisa menjadi pilihan:
Undangan untuk pesta ulang tahun, makan malam keluarga, atau pertemuan teman dekat tidak memerlukan bahasa yang kaku. Kamu bisa menggunakan sapaan seperti Dear [Nama] atau bahkan Hi everyone!, serta kalimat yang lebih santai. Contoh: Hi John, we’re throwing a small birthday party for Sarah this Saturday. Hope you can make it!
Dalam undangan informal, kamu juga bisa menambahkan sentuhan personal, seperti kenangan bersama atau harapan untuk acara tersebut. Misalnya: It’s been a while since we last met, so let’s catch up over dinner!
Jika undangan ditujukan untuk rekan kerja dalam satu tim atau departemen, nada informal bisa diterima asalkan tetap sopan. Contoh: Hi Team, let’s have a quick brainstorming session tomorrow at 2 PM in the meeting room. Pizza will be provided! Hindari bahasa yang terlalu kasar atau slang yang tidak pantas.
Namun, jika acara melibatkan atasan atau pihak dari departemen lain, pertimbangkan untuk menggunakan nada yang sedikit lebih formal, misalnya: Dear Marketing Team, you are invited to attend the quarterly review meeting on...
Untuk acara seperti pertemuan klub buku, kelas yoga, atau kegiatan sukarela, undangan informal lebih cocok. Kamu bisa menggunakan bahasa yang hangat dan mengajak. Contoh: Dear Book Lovers, our next book club meeting is on Friday! We’ll be discussing "To Kill a Mockingbird." Don’t forget to bring your thoughts and snacks to share!
Dalam konteks ini, kamu juga bisa menambahkan elemen kreatif seperti gambar atau desain yang menarik, asalkan tidak mengganggu keterbacaan informasi penting.
Jika kamu masih ragu apakah harus menggunakan undangan formal atau informal, pertimbangkan tujuan acara dan hubunganmu dengan penerima. Jika acara bersifat resmi atau penerima adalah orang yang baru dikenal, pilihlah undangan formal. Sebaliknya, jika acara santai dan penerima adalah teman dekat, undangan informal akan lebih sesuai.
Menulis surat undangan resmi dalam bahasa Inggris memang membutuhkan ketelitian, terutama jika kamu harus menyesuaikannya dengan standar internasional atau kebutuhan institusi. Jika kamu merasa kesulitan dalam menyusun struktur, menerjemahkan dengan akurat, atau bahkan memperbaiki tata bahasa, jangan khawatir—kami di Tugasin.me siap membantu!
Kami menyediakan layanan pembuatan dan penyuntingan surat undangan dalam bahasa Inggris, baik untuk keperluan akademik, bisnis, maupun pribadi. Tim kami yang berpengalaman akan memastikan suratmu:
Selain itu, jika kamu juga membutuhkan bantuan untuk tugas akademik, penulisan skripsi, atau penyuntingan dokumen resmi, Tugasin.me menyediakan layanan lengkap dengan tim ahli yang siap membantu 24/7. Hubungi kami sekarang melalui website atau layanan chat untuk konsultasi gratis, dan dapatkan undangan yang sempurna tanpa ribet!
Dengan bantuan kami, kamu bisa fokus pada persiapan acara tanpa harus khawatir dengan detail penulisan. Segera kunjungi Tugasin.me dan rasakan kemudahan dalam menyelesaikan tugas-tugas pentingmu!
Tim ahli kami siap membantu Anda menyelesaikan tugas akademik dengan kualitas terbaik. Dapatkan bantuan profesional untuk skripsi, tesis, dan berbagai jenis tugas kuliah.
Konsultasi Gratis Sekarang