Membuat inquiry letter dalam bahasa Inggris yang profesional sering kali menjadi tantangan tersendiri, terutama jika kamu baru pertama kali melakukannya. Surat ini bukan sekadar formalitas, melainkan kunci untuk membuka peluang bisnis, kerja sama, atau bahkan mendapatkan informasi krusial yang dibutuhkan. Bayangkan jika suratmu terkesan ambigu, kurang jelas, atau bahkan tidak sopan—respon yang kamu harapkan bisa jadi tidak kunjung datang, atau bahkan diabaikan.
Nah, agar tidak salah langkah, kami akan membahas secara tuntas contoh inquiry letter bahasa Inggris yang benar, mulai dari struktur penulisannya, pemilihan kata yang tepat, hingga tips agar suratmu langsung mendapat perhatian dari penerima. Kami juga akan menyertakan terjemahan dalam bahasa Indonesia beserta penjelasan detail untuk setiap bagiannya. Jadi, baik kamu seorang pelajar, pebisnis pemula, atau profesional yang ingin menyempurnakan kemampuan menulis surat bisnis, artikel ini akan membantumu membuat inquiry letter yang clear, concise, and compelling. Yuk, simak sampai selesai!
Inquiry letter, atau dalam bahasa Indonesia disebut surat permintaan informasi, adalah jenis surat bisnis yang digunakan untuk meminta klarifikasi, detail produk, penawaran harga, katalog, jadwal pengiriman, atau informasi lain yang berkaitan dengan kepentingan bisnis. Surat ini bukan hanya sekadar permintaan biasa, melainkan juga mencerminkan profesionalisme dan keseriusan kamu sebagai pengirim.
Dalam dunia bisnis, inquiry letter memiliki peran yang sangat strategis. Misalnya, jika kamu ingin menjalin kerja sama dengan supplier baru, surat ini menjadi langkah awal untuk menunjukkan minatmu. Atau, jika kamu sebagai konsumen ingin mengetahui detail produk sebelum memutuskan pembelian, inquiry letter akan membantu kamu mendapatkan informasi yang akurat tanpa harus bertanya secara langsung (yang kadang kurang efisien). Tanpa surat ini, proses negosiasi atau pengambilan keputusan bisa jadi terhambat karena kurangnya data yang jelas.
Selain itu, kemampuan menulis inquiry letter yang baik juga mencerminkan kredibilitas kamu di mata penerima. Surat yang terstruktur dengan baik, menggunakan bahasa yang sopan, dan menyampaikan pertanyaan secara spesifik akan meningkatkan peluang kamu untuk mendapatkan respon yang cepat dan memuaskan. Sebaliknya, surat yang bertele-tele atau tidak jelas justru bisa membuat penerima enggan membalas.
Sebelum melihat contohnya, kamu perlu memahami struktur dasar yang harus ada dalam inquiry letter. Setiap bagian memiliki fungsi tersendiri dan tidak boleh dilewatkan. Berikut adalah urutan penulisannya beserta penjelasan detail:
Bagian ini berisi identitas pengirim, seperti nama lengkap, alamat, kota, kode pos, email, dan nomor telepon. Jika kamu menulis atas nama perusahaan, cantumkan juga nama perusahaan dan jabatanmu. Header ini penting karena memberikan kesan profesional dan memudahkan penerima untuk menghubungi kamu kembali.
Contoh format header yang benar: [Nama Lengkap] [Alamat Lengkap] [Kota, Provinsi, Kode Pos] [Email] [Nomor Telepon] [Tanggal Penulisan]
Pastikan semua informasi yang tercantum up-to-date dan mudah dibaca. Hindari penggunaan singkatan yang tidak umum atau alamat email yang terkesan tidak profesional (misalnya: cintaku123@gmail.com). Gunakan alamat email dengan format nama perusahaan atau nama pribadi yang jelas, seperti nama.depan@perusahaan.com.
Salam pembuka menentukan kesan pertama penerima terhadap suratmu. Gunakan sapaan yang sopan dan sesuaikan dengan tingkat formalitas hubunganmu dengan penerima. Jika kamu mengetahui nama penerima, gunakan "Dear Mr./Ms. [Nama Belakang],". Jika tidak, kamu bisa menggunakan "To Whom It May Concern," atau "Dear [Jabatan/Nama Divisi],".
Contoh:
Di bagian ini, kamu perlu memperkenalkan diri secara singkat dan menyampaikan tujuan utama surat. Jelaskan siapa kamu (jika mewakili perusahaan, sebutkan nama perusahaan dan jabatan), serta mengapa kamu menulis surat ini. Usahakan untuk langsung pada inti tanpa bertele-tele.
Contoh kalimat pembuka yang efektif: "I am writing on behalf of [Nama Perusahaan], where I serve as [Jabatan]. We are currently exploring potential suppliers for [produk/jasa] and came across your company’s offerings. I would like to inquire about [informasi yang dibutuhkan]."
Pastikan kalimatmu clear and concise. Jangan gunakan frasa yang terlalu panjang atau ambigu. Misalnya, hindari kalimat seperti "Saya menulis surat ini karena saya sangat tertarik dan ingin mengetahui lebih lanjut tentang produk Anda yang mungkin bisa membantu kebutuhan kami." Lebih baik langsung saja: "Saya tertarik dengan produk [nama produk] dan ingin mengetahui detail harga serta ketersediaan stok."
Ini adalah inti dari inquiry letter. Di sini, kamu harus menyampaikan pertanyaan-pertanyaan spesifik yang ingin kamu ketahui. Hindari pertanyaan yang terlalu umum, karena akan membuat penerima bingung harus menjawab apa. Sebaliknya, buat daftar pertanyaan yang jelas dan terstruktur.
Contoh pertanyaan yang baik:
Bagian penutup berfungsi untuk menyampaikan rasa terima kasih atas waktu yang diberikan penerima, serta mendorong mereka untuk segera membalas. Gunakan kalimat yang sopan namun tegas untuk menunjukkan bahwa kamu menantikan respon mereka.
Contoh penutup yang efektif: "Thank you for your time and assistance. I would greatly appreciate it if you could provide the requested information by [tanggal jika ada deadline]. Please feel free to contact me at [nomor telepon/email] should you require any further details. I look forward to your prompt response."
Jika ada batas waktu untuk respon, sebutkan secara jelas (misalnya: "I would appreciate a response by [tanggal]."). Namun, hindari terdengar memaksa. Sebaliknya, tunjukkan bahwa kamu menghargai waktu mereka dengan menawarkan fleksibilitas jika diperlukan.
Akhiri surat dengan tanda tangan (jika dikirim dalam bentuk fisik) atau nama lengkap (jika dikirim via email). Jika mewakili perusahaan, cantumkan juga nama perusahaan dan jabatanmu di bawah tanda tangan.
Contoh: "Sincerely, [Nama Lengkap] [Jabatan] [Nama Perusahaan]"
Pastikan format ini konsisten, baik untuk surat cetak maupun email. Jika mengirim via email, kamu juga bisa menambahkan signature block yang berisi informasi kontak tambahan, seperti nomor telepon dan link ke website perusahaan (jika ada).
Berikut adalah contoh lengkap inquiry letter dalam bahasa Inggris beserta terjemahannya. Kamu bisa menyesuaikan template ini sesuai dengan kebutuhanmu.
John Doe Marketing Manager PT Maju Bersama Jl. Sudirman No. 123, Jakarta Selatan 12190 john.doe@majubersama.co.id +62 812 3456 7890 May 15, 2024
Ms. Sarah Johnson Sales Director ABC Suppliers Inc. 123 Business Ave, New York, NY 10001 USA
Dear Ms. Johnson,
I hope this letter finds you well. I am writing on behalf of PT Maju Bersama, where I serve as the Marketing Manager. We are currently in the process of sourcing high-quality office furniture for our new branch in Surabaya, and your company’s products have caught our attention.
Could you please provide detailed information regarding the following:
We are aiming to finalize our supplier selection by the end of this month, so we would greatly appreciate your response by May 30, 2024. Please feel free to contact me at the provided email or phone number should you require any further information.
Thank you for your time and cooperation. We look forward to the possibility of establishing a long-term business relationship with ABC Suppliers Inc.
Sincerely, John Doe Marketing Manager PT Maju Bersama
John Doe Manajer Pemasaran PT Maju Bersama Jl. Sudirman No. 123, Jakarta Selatan 12190 john.doe@majubersama.co.id +62 812 3456 7890 15 Mei 2024
Kepada Yth. Ibu Sarah Johnson Direktur Penjualan ABC Suppliers Inc. 123 Business Ave, New York, NY 10001 USA
Kepada Yth. Ibu Johnson,
Semoga surat ini menemukan Ibu dalam keadaan sehat. Saya menulis surat ini atas nama PT Maju Bersama, di mana saya menjabat sebagai Manajer Pemasaran. Saat ini, kami sedang mencari pemasok perabot kantor berkualitas tinggi untuk cabang baru kami di Surabaya, dan produk dari perusahaan Ibu telah menarik perhatian kami.
Bisakah Ibu memberikan informasi detail mengenai hal-hal berikut:
Kami bertujuan untuk menyelesaikan pemilihan pemasok pada akhir bulan ini, sehingga kami akan sangat berterima kasih jika Ibu dapat memberikan respon sebelum 30 Mei 2024. Silakan hubungi saya melalui email atau nomor telepon yang tercantum jika Ibu membutuhkan informasi lebih lanjut.
Terima kasih atas waktu dan kerjasama Ibu. Kami menantikan kemungkinan menjalin hubungan bisnis jangka panjang dengan ABC Suppliers Inc.
Hormat saya, John Doe Manajer Pemasaran PT Maju Bersama
Menulis inquiry letter yang baik saja tidak cukup—kamu juga perlu memastikan bahwa suratmu menarik perhatian penerima dan mendorong mereka untuk segera membalas. Berikut adalah beberapa tips ampuh yang bisa kamu terapkan:
Jika kamu mengirim inquiry letter via email, subjek email adalah hal pertama yang dilihat penerima. Subjek yang ambigu atau terlalu umum (misalnya: "Permintaan Informasi") bisa membuat emailmu tenggelam di antara ratusan email lain. Sebaliknya, buat subjek yang specific dan action-oriented.
Contoh subjek yang efektif:
Penerima surat bisnis biasanya memiliki waktu yang terbatas. Oleh karena itu, hindari paragraf yang terlalu panjang atau penjelasan yang berbelit-belit. Sampaikan tujuanmu dalam 2–3 paragraf pendek dengan bahasa yang mudah dipahami.
Contoh perbandingan: Kurang efektif: "Saya sangat tertarik dengan produk yang Ibu tawarkan karena kami sedang mencari pemasok yang dapat diandalkan untuk memenuhi kebutuhan perabot kantor kami yang semakin meningkat seiring dengan ekspansi bisnis kami ke wilayah Timur Indonesia, khususnya Surabaya, di mana kami berencana membuka cabang baru yang membutuhkan perabot berkualitas tinggi."
Lebih efektif: "Kami sedang mencari pemasok perabot kantor untuk cabang baru kami di Surabaya. Produk Ibu menarik perhatian kami, dan kami ingin mengetahui detail harga serta ketersediaan stok untuk pemesanan dalam jumlah besar."
Pastikan nomor telepon, email, dan alamat yang kamu cantumkan aktif dan mudah dibaca. Jika penerima kesulitan menghubungi kamu, mereka mungkin akan mengabaikan suratmu. Kamu juga bisa menambahkan waktu terbaik untuk dihubungi (misalnya: "Saya tersedia untuk dihubungi setiap Senin–Jumat, pukul 09.00–17.00 WIB.").
Jika mengirim via email, pastikan signature blockmu mencakup:
Jika kamu membutuhkan respon dalam waktu tertentu, sebutkan deadline dengan sopan. Ini akan mendorong penerima untuk memprioritaskan suratmu. Namun, pastikan deadline yang kamu berikan realistis dan tidak terlalu mendesak (kecuali memang urgensi).
Contoh: "Kami berencana menyelesaikan pemilihan pemasok pada akhir bulan ini. Oleh karena itu, kami akan sangat berterima kasih jika Ibu dapat memberikan respon sebelum 30 Mei 2024."
Kesalahan ejaan, tata bahasa, atau format yang tidak rapi bisa merusak kesan profesional suratmu. Sebelum mengirim, baca ulang suratmu atau mintalah orang lain untuk memeriksanya. Kamu juga bisa menggunakan tools seperti Grammarly untuk memeriksa kesalahan bahasa Inggris.
Perhatikan juga:
Jika setelah 5–7 hari kerja kamu belum mendapatkan respon, jangan ragu untuk mengirim email follow-up yang sopan. Bisa jadi email pertama terlewat atau penerima sedang sibuk. Dalam follow-up, ingatkan secara singkat tujuan suratmu dan lampirkan kembali pertanyaan utama.
Contoh email follow-up: "Dear Ms. Johnson, I hope this email finds you well. I am following up on my previous inquiry sent on May 15 regarding bulk pricing for your ergonomic chairs. As we are finalizing our supplier selection soon, I would greatly appreciate an update on the requested information. Thank you for your time, and I look forward to your response. Best regards, John Doe"
Meskipun sudah mengetahui struktur dan contohnya, masih banyak yang melakukan kesalahan sepele yang bisa mengurangi efektivitas inquiry letter. Berikut adalah beberapa kesalahan yang harus kamu hindari:
Pertanyaan yang terlalu luas seperti "Bisakah Ibu memberikan informasi tentang produk Ibu?" akan membuat penerima bingung harus menjawab apa. Sebaliknya, berikan pertanyaan yang terinci agar mereka bisa memberikan respon yang tepat.
Contoh pertanyaan yang tidak efektif: "Saya ingin mengetahui tentang produk Ibu."
Contoh pertanyaan yang efektif: "Bisakah Ibu memberikan detail harga untuk model X dan Y dalam jumlah 100 unit, termasuk biaya pengiriman ke Jakarta?"
Inquiry letter yang terlalu panjang akan membuat penerima malas membacanya. Batasi suratmu maksimal 1 halaman (untuk surat cetak) atau 3–4 paragraf (untuk email). Fokus pada informasi yang benar-benar penting.
Contoh paragraf yang bertele-tele: "Saya menulis surat ini karena perusahaan kami sedang mengalami perkembangan pesat dan membutuhkan banyak perabot kantor untuk mendukung operasi harian kami, dan setelah mencari berbagai opsi di pasar, kami akhirnya menemukan perusahaan Ibu yang menawarkan produk berkualitas tinggi dengan harga yang kompetitif, sehingga kami tertarik untuk mengetahui lebih lanjut."
Versi yang lebih ringkas: "Perusahaan kami sedang mencari pemasok perabot kantor berkualitas. Produk Ibu menarik perhatian kami, dan kami ingin mengetahui detail harga serta ketersediaan stok."
Jika penerima ingin membalas tetapi tidak tahu cara menghubungi kamu, suratmu akan sia-sia. Pastikan semua informasi kontak tercantum dengan jelas, termasuk:
Beberapa orang lupa menyampaikan mengapa mereka membutuhkan informasi tersebut. Padahal, dengan menjelaskan tujuan (misalnya: untuk pemesanan bulk, kerja sama jangka panjang, atau riset pasar), penerima akan lebih termotivasi untuk membantu.
Contoh tanpa tujuan yang jelas: "Saya ingin mengetahui harga produk Ibu."
Contoh dengan tujuan yang jelas: "Kami berencana memesan 200 unit produk ini untuk kebutuhan kantor cabang baru kami. Oleh karena itu, kami ingin mengetahui harga per unit serta diskon untuk pemesanan dalam jumlah besar."
Inquiry letter adalah surat bisnis, sehingga bahasa yang digunakan harus formal dan sopan. Hindari:
Inquiry letter tidak hanya digunakan untuk meminta informasi produk. Ada banyak situasi bisnis di mana surat ini sangat berguna. Berikut adalah beberapa konteks umum di mana kamu mungkin perlu menulis inquiry letter:
Jika kamu ingin membeli produk atau jasa dalam jumlah besar, inquiry letter bisa digunakan untuk meminta penawaran harga (quotation). Dalam surat ini, kamu bisa menjelaskan jumlah pesanan, spesifikasi produk, dan meminta rincian biaya pengiriman.
Contoh: "We are interested in purchasing 500 units of your wireless headphones (model: SoundMax Pro). Could you provide a detailed quotation, including unit price, bulk discounts, and shipping costs to Indonesia?"
Sebelum memutuskan pembelian, kamu mungkin ingin melihat katalog atau brosur terbaru dari perusahaan. Inquiry letter bisa digunakan untuk meminta dokumen tersebut secara digital atau fisik.
Contoh: "Could you send us your latest product catalog for industrial machinery? We are particularly interested in your heavy-duty drilling equipment."
Jika kamu ingin memastikan apakah produk yang kamu butuhkan tersedia dalam jumlah tertentu, inquiry letter adalah cara terbaik untuk mendapatkan konfirmasi resmi.
Contoh: "We are planning to place an order for 200 units of your LED lighting panels (model: EcoBright 2000). Could you confirm the current stock availability and lead time for delivery?"
Selain produk, inquiry letter juga bisa digunakan untuk menanyakan layanan purna jual, garansi, kebijakan pengembalian, atau syarat pembayaran. Ini penting untuk memastikan bahwa kamu memahami semua ketentuan sebelum melakukan transaksi.
Contoh: "Before finalizing our order, we would like to inquire about your return policy and warranty terms for the electronic components we intend to purchase."
Jika kamu ingin menjadi distributor, reseller, atau mitra bisnis, inquiry letter bisa menjadi langkah awal untuk menyampaikan minatmu. Jelaskan latar belakang perusahaanmu dan mengapa kamu tertarik untuk bekerja sama.
Contoh: "Our company, PT Maju Jaya, is a leading distributor of office supplies in East Java. We are interested in exploring a partnership with your company to distribute your ergonomic furniture line in our region. Could you provide information on your distributor requirements and terms?"
Jika ada informasi yang kurang jelas dari brosur, website, atau komunikasi sebelumnya, inquiry letter bisa digunakan untuk meminta konfirmasi atau klarifikasi. Ini menunjukkan bahwa kamu serius dan ingin memastikan semua detail sebelum mengambil keputusan.
Contoh: "We noticed on your website that the delivery time for custom-ordered furniture is 4–6 weeks. Could you confirm if this timeline applies to orders shipped to Indonesia?"
Meskipun sudah memahami struktur dan contohnya, menulis inquiry letter dalam bahasa Inggris yang sempurna tetap bisa menjadi tantangan, terutama jika kamu tidak terbiasa dengan istilah bisnis atau tata bahasa yang tepat. Jika kamu merasa kesulitan, jangan khawatir—kami di Tugasin.me siap membantumu!
Kami menyediakan layanan pembuatan surat bisnis profesional, termasuk inquiry letter, proposal, hingga email formal. Tim kami yang berpengalaman akan memastikan suratmu:
Dengan bantuan kami, kamu bisa menghemat waktu dan memastikan bahwa inquiry lettermu mendapatkan respon yang cepat dan positif. Tunggu apa lagi? Hubungi kami sekarang melalui website Tugasin.me dan dapatkan surat bisnis terbaik untuk kebutuhanmu!
Semoga artikel ini membantumu membuat inquiry letter bahasa Inggris yang efektif dan mendapatkan respon yang kamu harapkan. Jika ada pertanyaan atau membutuhkan contoh lain, jangan ragu untuk meninggalkan komentar. Selamat mencoba!
Tim ahli kami siap membantu Anda menyelesaikan tugas akademik dengan kualitas terbaik. Dapatkan bantuan profesional untuk skripsi, tesis, dan berbagai jenis tugas kuliah.
Konsultasi Gratis Sekarang