Cara Mudah Buat Surat Undangan Resmi dalam Bahasa Inggris + Terjemahan

Membuat surat undangan resmi dalam bahasa Inggris sering kali menjadi tantangan tersendiri, terutama jika kamu belum terbiasa dengan struktur dan kosakata formal yang tepat. Padahal, surat undangan resmi—baik untuk acara kerja, perayaan, atau kegiatan organisasi—memiliki peran krusial dalam menyampaikan informasi dengan jelas dan profesional. Tidak hanya formatnya yang harus rapi, tetapi pemilihan kata dan tata bahasa juga harus sesuai dengan standar internasional agar pesan tersampaikan dengan baik.

Untuk membantu kamu, kami akan membahas cara mudah menyusun surat undangan resmi dalam bahasa Inggris, lengkap dengan contoh konkret beserta terjemahannya. Kamu juga akan menemukan penjelasan detail tentang struktur yang benar, frasa-frasa penting yang sering digunakan, serta tips menghindari kesalahan umum. Dengan panduan ini, kamu bisa membuat undangan yang tidak hanya terlihat profesional, tetapi juga mudah dipahami oleh penerima—baik mereka berbahasa Inggris sebagai bahasa pertama maupun kedua. Simak selengkapnya!

Struktur Dasar Surat Undangan Resmi dalam Bahasa Inggris

Surat undangan resmi dalam bahasa Inggris umumnya mengikuti struktur yang mirip dengan surat formal dalam bahasa Indonesia, tetapi dengan beberapa perbedaan dalam hal formality dan pemilihan kata. Berikut adalah komponen utama yang harus ada dalam surat undangan resmi, beserta penjelasan detail untuk masing-masing bagian:

• Header (Kop Surat)

  Bagian ini berisi informasi tentang pengirim, seperti nama instansi, alamat, nomor telepon, email, dan logo (jika ada). Jika surat dikirim atas nama pribadi untuk keperluan resmi (misalnya undangan pernikahan formal), cantumkan nama lengkap dan alamat pengirim. Contoh:

  PT Maju Bersama Jl. Sudirman No. 123, Jakarta 10270 Phone: (021) 1234567 | Email: info@majubersama.co.id

  Pastikan format header rapi dan konsisten. Jika surat dikirim melalui email, header bisa disederhanakan dengan hanya mencantumkan nama pengirim dan jabatan di bagian signature.

• Tanggal Penulisan

  Tanggal ditulis dengan format yang jelas, biasanya di sebelah kiri atau kanan atas surat. Dalam bahasa Inggris, penulisan tanggal mengikuti format Month Day, Year (contoh: August 15, 2024). Hindari format angka saja (misal 15/08/2024) karena bisa membingungkan penerima dari negara dengan format tanggal berbeda.

  Contoh penulisan yang benar: Jakarta, August 15, 2024 atau 15th August 2024. Jika surat dikirim secara digital, tanggal bisa ditulis di bagian bawah dekat tanda tangan.

• Nomor Surat (Jika Ada)

  Nomor surat biasanya digunakan untuk keperluan administrasi, terutama dalam surat dinas atau perusahaan. Formatnya bervariasi tergantung kebijakan instansi, tetapi umumnya mencakup kode departemen, bulan, dan tahun. Contoh: No: HR/INV/08/2024.

  Jika surat bersifat pribadi (misal undangan pernikahan), nomor surat bisa dihilangkan. Namun, untuk undangan rapat atau acara resmi dari organisasi, nomor surat sangat disarankan untuk memudahkan pelacakan.

• Subjek (Subject Line)

  Subjek harus singkat, jelas, dan langsung menginformasikan tujuan surat. Gunakan kata-kata seperti Invitation to [Acara], Request for Your Presence at [Acara], atau Formal Invitation: [Nama Acara]. Contoh:

  Subject: Formal Invitation to Annual Shareholders Meeting 2024 atau Subject: Invitation to Attend the Company’s 10th Anniversary Celebration.

  Hindari subjek yang terlalu panjang atau ambigu. Subjek yang baik akan membantu penerima langsung memahami isi surat tanpa harus membacanya terlebih dahulu.

• Salam Pembuka (Greeting)

  Pemilihan salam pembuka tergantung pada tingkat formalitas dan hubungan dengan penerima. Untuk surat undangan resmi, gunakan:

  • Dear Sir/Madam, (jika penerima tidak diketahui namanya)
  • Dear Mr./Ms. [Last Name], (jika diketahui nama dan jenis kelamin)
  • To Whom It May Concern, (jika surat ditujukan kepada pihak yang tidak spesifik)

  Hindari penggunaan Hi atau Hello karena terlalu kasual. Jika surat ditujukan kepada kelompok (misal seluruh karyawan), gunakan Dear All atau Dear Team.

• Isi Surat (Body)

  Bagian ini merupakan inti dari surat undangan. Struktur isi yang baik meliputi:

  • Pembukaan: Jelaskan secara singkat tujuan surat (misal, "Kami dengan senang hati mengundang Anda untuk menghadiri...").
  • Detail Acara: Cantumkan hari, tanggal, waktu, tempat, dan agenda acara dengan jelas. Gunakan format yang konsisten (misal, Day, Date: Monday, August 19, 2024).
  • Penutup: Sampaikan harapan atas kehadiran penerima dan ucapan terima kasih. Contoh: We look forward to your presence atau Your attendance would be greatly appreciated.

  Gunakan kalimat yang sopan dan hindari bahasa yang terlalu langsung. Jika ada persyaratan khusus (misal dress code atau konfirmasi kehadiran), cantumkan di bagian ini.

• Penutup (Closing)

  Gunakan frasa penutup yang sesuai dengan tingkat formalitas, seperti:

  • Sincerely, (umum dan netral)
  • Best regards, (agak santai tetapi masih profesional)
  • Yours faithfully, (jika penerima tidak diketahui namanya)

  Setelah frasa penutup, cantumkan nama pengirim, jabatan, dan tanda tangan (jika surat dicetak). Contoh:

  Sincerely, John Doe Chairman of the Board

Contoh Surat Undangan Resmi dalam Bahasa Inggris + Terjemahan

Untuk memudahkan pemahaman, berikut adalah contoh surat undangan resmi untuk dua jenis acara yang umum: undangan rapat dan undangan pernikahan formal. Setiap contoh dilengkapi dengan terjemahan bahasa Indonesia agar kamu bisa membandingkan struktur dan kosakata yang digunakan.

1. Contoh Surat Undangan Rapat (Meeting Invitation)

Surat undangan rapat biasanya digunakan dalam konteks profesional, seperti pertemuan tim, rapat direksi, atau acara organisasi. Berikut adalah contoh lengkap beserta terjemahannya:

Bahasa Inggris:

Jakarta, August 10, 2024 No.: HR/INV/08/2024 Subject: Invitation to Quarterly Performance Review Meeting

Dear Mr. Smith,

As part of our commitment to continuous improvement, we are pleased to invite you to attend the Quarterly Performance Review Meeting for the second quarter of 2024. This meeting aims to evaluate our team’s progress, address challenges, and set strategic goals for the upcoming quarter.

The meeting will be held on:

Day, Date : Wednesday, August 21, 2024 Time : 09:00 AM – 12:00 PM (Western Indonesia Time) Location : Conference Room A, 10th Floor, PT Maju Bersama Tower Agenda : 1. Review of Q2 2024 Performance     2. Discussion on Challenges and Solutions     3. Planning for Q3 2024 Objectives

Your insights and contributions are highly valuable to us. Kindly confirm your attendance by replying to this email or contacting our HR department at hr@majubersama.co.id by August 18, 2024.

We look forward to your active participation.

Sincerely, Lina Wijaya Human Resources Director PT Maju Bersama

Terjemahan Bahasa Indonesia:

Jakarta, 10 Agustus 2024 No.: HR/INV/08/2024 Subjek: Undangan Rapat Tinjauan Kinerja Triwulanan

Kepada Yth. Bapak Smith,

Sebagai bagian dari komitmen kami terhadap perbaikan berkelanjutan, kami dengan senang hati mengundang Anda untuk menghadiri Rapat Tinjauan Kinerja Triwulanan untuk triwulan kedua tahun 2024. Rapat ini bertujuan untuk mengevaluasi kemajuan tim kami, membahas tantangan, dan menetapkan tujuan strategis untuk triwulan mendatang.

Rapat akan diselenggarakan pada:

Hari, Tanggal : Rabu, 21 Agustus 2024 Waktu : 09.00 – 12.00 WIB Tempat : Ruang Konferensi A, Lantai 10, Menara PT Maju Bersama Agenda : 1. Tinjauan Kinerja Triwulan 2 Tahun 2024      2. Pembahasan Tantangan dan Solusi      3. Perencanaan Tujuan Triwulan 3 Tahun 2024

Masukan dan kontribusi Anda sangat berharga bagi kami. Mohon konfirmasi kehadiran Anda dengan membalas email ini atau menghubungi departemen HR kami di hr@majubersama.co.id sebelum 18 Agustus 2024.

Kami menantikan partisipasi aktif Anda.

Dengan hormat, Lina Wijaya Direktur Sumber Daya Manusia PT Maju Bersama

2. Contoh Surat Undangan Pernikahan Formal (Wedding Invitation)

Undangan pernikahan formal dalam bahasa Inggris biasanya lebih elegan dan menggunakan kosakata yang sopan. Berikut adalah contohnya:

Bahasa Inggris:

Together with their families, Mr. and Mrs. Adi Prasetyo request the honor of your presence at the marriage of their daughter

Putri Anindya Prasetyo to Mr. Budi Santoso

on Saturday, the twentieth of October two thousand twenty-four at two o’clock in the afternoon The Grand Ballroom, Hotel Mulia Senayan Jl. Asia Afrika No. 1, Jakarta

Dress Code: Formal Attire RSVP by October 10, 2024 Contact: +62 812-3456-7890 or putri.budi.wedding@gmail.com

Terjemahan Bahasa Indonesia:

Bersama keluarga, Bapak dan Ibu Adi Prasetyo mohon kehadiran Bapak/Ibu/Saudara/i dalam acara pernikahan putri mereka

Putri Anindya Prasetyo dengan Bapak Budi Santoso

pada hari Sabtu, dua puluh Oktober tahun dua ribu dua puluh empat pukul dua siang The Grand Ballroom, Hotel Mulia Senayan Jl. Asia Afrika No. 1, Jakarta

Dress Code: Pakaian Formal Konfirmasi kehadiran sebelum 10 Oktober 2024 Kontak: +62 812-3456-7890 atau putri.budi.wedding@gmail.com

Tips Menulis Surat Undangan Resmi yang Efektif

Menulis surat undangan resmi dalam bahasa Inggris tidak hanya tentang mengikuti struktur, tetapi juga tentang kejelasan, kesopanan, dan profesionalisme. Berikut adalah beberapa tips penting yang bisa kamu terapkan untuk memastikan surat undanganmu berkesan dan mudah dipahami:

• Gunakan Bahasa yang Jelas dan Ringkas

  Hindari kalimat yang bertele-tele atau terlalu rumit. Surat undangan yang baik harus bisa dibaca dan dipahami dengan cepat. Contoh kalimat yang kurang efektif: "We are hereby extending our most cordial invitation for your gracious presence at the aforementioned event." Lebih baik gunakan: "We kindly invite you to attend the event."

  Pastikan setiap informasi penting (waktu, tempat, agenda) ditulis dengan jelas dan mudah ditemukan. Jika perlu, gunakan bullet points untuk detail acara agar lebih terstruktur.

• Perhatikan Tata Bahasa dan Ejaan

  Kesalahan tata bahasa atau ejaan bisa membuat surat terkesan tidak profesional. Gunakan tools seperti Grammarly atau Hemingway Editor untuk memeriksa kesalahan sebelum mengirim surat. Perhatikan juga penggunaan capitalization (huruf besar) yang benar, seperti pada nama hari, bulan, dan gelar.

  Contoh kesalahan umum:

  • Salam pembuka tanpa koma: "Dear Mr Smith" (salah) vs. "Dear Mr. Smith," (benar).
  • Penulisan tanggal yang tidak konsisten: "21st August" vs. "August 21" (pilih salah satu format dan gunakan secara konsisten).
• Sesuaikan Tingkat Formalitas

  Tingkat kesopanan surat undangan harus disesuaikan dengan jenis acara dan hubungan dengan penerima. Untuk undangan rapat bisnis, gunakan bahasa yang sangat formal. Sementara untuk undangan pernikahan, meskipun tetap sopan, bisa sedikit lebih hangat dengan frasa seperti "We would be honored by your presence."

  Contoh perbedaan:

  • Rapat bisnis: "We request your attendance at the upcoming board meeting."
  • Pernikahan: "We joyfully invite you to celebrate our wedding day."
• Sertakan Informasi Penting Secara Lengkap

  Pastikan semua detail yang dibutuhkan penerima tercantum, seperti:

  • Hari, tanggal, dan waktu (termasuk zona waktu jika perlu, misal Western Indonesia Time).
  • Alamat lengkap tempat acara (jika perlu, sertakan peta atau tautan Google Maps).
  • Agenda atau tujuan acara (untuk undangan rapat).
  • Dress code (jika ada).
  • Cara konfirmasi kehadiran (email, telepon, atau formulir online).

  Jika acara membutuhkan persiapan khusus (misal membawa dokumen atau mengikuti protokol kesehatan), cantumkan dengan jelas. Contoh: "Please bring a copy of your ID for registration purposes."

• Gunakan Frasa Standar yang Sopan

  Ada beberapa frasa umum yang sering digunakan dalam surat undangan resmi. Menggunakannya akan membuat suratmu terdengar lebih natural dan profesional. Berikut beberapa contoh:

  • "We are pleased to invite you to..." (Kami dengan senang hati mengundang Anda untuk...)
  • "Your presence would be greatly appreciated." (Kehadiran Anda sangat kami hargai.)
  • "Kindly confirm your attendance by [tanggal]." (Mohon konfirmasi kehadiran Anda sebelum [tanggal].)
  • "We look forward to your participation." (Kami menantikan partisipasi Anda.)

  Hindari frasa yang terlalu kasual seperti "Don’t forget to come!" atau "See you there!" karena tidak sesuai dengan nuansa formal.

• Periksa Kembali Sebelum Mengirim

  Sebelum mengirim surat, lakukan proofreading menyeluruh untuk memastikan tidak ada kesalahan. Periksa:

  • Konsistensi format (tanggal, penomoran, font).
  • Kelengkapan informasi (apakah semua detail sudah tercantum?).
  • Kesopanan bahasa (apakah nada surat sudah sesuai?).

  Jika memungkinkan, mintalah orang lain untuk membaca suratmu sebagai second opinion. Terkadang, kesalahan kecil yang tidak kita sadari bisa terdeteksi oleh orang lain.

Kesalahan Umum yang Harus Dihindari

Meskipun sudah mengikuti struktur dan tips di atas, masih ada beberapa kesalahan umum yang sering dilakukan saat menulis surat undangan resmi dalam bahasa Inggris. Menghindari kesalahan ini akan membuat suratmu terlihat lebih profesional dan mudah dipahami.

• Menggunakan Bahasa Terlalu Kasual

  Surat undangan resmi bukan tempat untuk bahasa sehari-hari. Hindari penggunaan:

  • Kata-kata singkatan seperti "ASAP", "pls", atau "thx".
  • Frasa informal seperti "Hey there!" atau "Hope you can make it!".
  • Emoji atau simbol yang tidak perlu.

  Contoh salah: "Hi guys! Don’t forget to come to our meeting next week. Thx!" Contoh benar: "Dear Team, We kindly remind you of the upcoming meeting scheduled for next week. Your attendance is appreciated."

• Informasi yang Tidak Lengkap atau Ambigu

  Surat undangan yang baik harus memberikan semua informasi yang dibutuhkan penerima tanpa meninggalkan pertanyaan. Kesalahan umum meliputi:

  • Tidak mencantumkan waktu (apakah pagi atau sore?).
  • Alamat tempat yang tidak jelas (misal hanya menulis "Ruang Rapat" tanpa menyebutkan lantai atau gedung).
  • Tidak menyertakan cara konfirmasi kehadiran.

  Contoh masalah: "The meeting will be held on August 25." (Kapan? Pukul berapa? Di mana?) Perbaikan: "The meeting will be held on Monday, August 25, 2024, at 10:00 AM in Meeting Room 3, Building A."

• Kesalahan dalam Penulisan Tanggal

  Format tanggal dalam bahasa Inggris berbeda dengan bahasa Indonesia. Kesalahan umum meliputi:

  • Menulis tanggal dengan format Indonesia (misal 25-08-2024), yang bisa membingungkan penerima dari negara lain.
  • Tidak menggunakan ordinal numbers (misal August 25th vs. August 25).
  • Mencampur format (misal 25th of August, 2024 vs. August 25, 2024).

  Pilih satu format dan gunakan secara konsisten. Contoh format yang benar:

  • August 25, 2024 (format Amerika).
  • 25th August 2024 (format Britania).
• Tidak Menyesuaikan dengan Budaya Penerima

  Jika surat undangan ditujukan untuk penerima dari negara atau budaya tertentu, pertimbangkan kebiasaan mereka. Misalnya:

  • Di beberapa negara, penggunaan gelar seperti Dr. atau Prof. sangat penting.
  • Untuk undangan pernikahan di budaya Barat, frasa "request the honor of your presence" lebih umum digunakan, sementara di Asia mungkin lebih langsung.
  • Hindari penggunaan warna atau desain yang dianggap tidak pantas dalam budaya penerima.

  Jika tidak yakin, gunakan format netral dan sopan yang bisa diterima secara internasional.

• Lupa Menyertakan Call to Action (CTA)

  Setiap surat undangan harus memiliki call to action yang jelas, yaitu apa yang diharapkan dari penerima. Kesalahan umum adalah tidak meminta konfirmasi kehadiran atau tidak memberikan instruksi selanjutnya. Contoh CTA yang baik:

  • "Please confirm your attendance by replying to this email before August 15, 2024."
  • "For further inquiries, contact our event coordinator at +62 812-3456-7890."

  Tanpa CTA, penerima mungkin bingung tentang langkah selanjutnya, seperti bagaimana cara konfirmasi atau siapa yang harus dihubungi.

Butuh Bantuan Menulis Surat Undangan Resmi? Tugasin Siap Membantu!

Menulis surat undangan resmi dalam bahasa Inggris memang membutuhkan ketelitian, terutama jika kamu harus memastikan setiap detail sesuai dengan standar profesional. Jika kamu merasa kesulitan—entah karena terbatas waktu, kurang percaya diri dengan kemampuan bahasa Inggris, atau membutuhkan format yang spesifik—Tugasin.me siap membantu!

Kami menyediakan layanan pembuatan surat undangan resmi, baik dalam bahasa Indonesia maupun bahasa Inggris, yang disesuaikan dengan kebutuhanmu. Tim penulis kami yang berpengalaman akan memastikan:

• Struktur surat yang benar dan profesional.
• Bahasa yang jelas, sopan, dan bebas kesalahan.
• Semua detail acara tercantum dengan lengkap.
• Format yang sesuai dengan jenis acara (rapat, pernikahan, seminar, dll.).

Tidak hanya surat undangan, kami juga bisa membantu dengan:

• Penyusunan proposal acara dalam bahasa Inggris.
• Penerjemahan dokumen resmi dari/ke bahasa Indonesia-Inggris.
• Pembuatan speech atau pidato untuk acara formal.
• Penulisan email resmi untuk keperluan bisnis atau akademik.

Dengan Tugasin, kamu tidak perlu khawatir lagi tentang kesalahan bahasa atau format yang tidak tepat. Kami akan memastikan surat undanganmu terlihat profesional, jelas, dan berkesan—sehingga penerima merasa dihargai dan acara berjalan lancar. Hubungi kami sekarang dan dapatkan bantuan dari ahli!