Panduan Lengkap Tulis Email Formal Bahasa Jepang + Contoh

Menulis email formal dalam bahasa Jepang sering kali menjadi tantangan tersendiri, terutama bagi mereka yang baru memasuki dunia profesional atau akademik di Jepang. Tidak hanya sekadar menyampaikan pesan, email formal juga mencerminkan kesopanan, profesionalisme, dan pemahaman terhadap budaya komunikasi Jepang. Salah sedikit dalam pemilihan kata atau struktur bisa berdampak pada kesan yang ditimbulkan—bahkan hingga memengaruhi peluang kerja atau kerjasama.

Artikel ini akan membahas secara mendalam istilah email dalam bahasa Jepang, struktur penulisan yang benar, tips menggunakan keigo (bahasa hormat), etika komunikasi, serta contoh email bisnis dan akademik beserta terjemahannya. Kami juga akan membagikan kesalahan umum yang harus dihindari dan cara berlatih agar semakin percaya diri. Jika kamu sedang mempersiapkan diri untuk bekerja di perusahaan Jepang, melamar beasiswa, atau berkomunikasi dengan dosen, panduan ini akan sangat berguna.

Sebelum melangkah lebih jauh, pastikan kamu sudah memahami dasar-dasar sapaan formal dalam bahasa Jepang, seperti cara mengucapkan salam dan perkenalan diri yang sopan. Kedua hal ini menjadi fondasi penting sebelum menulis email.

Istilah “Email” dalam Bahasa Jepang dan Penggunaannya

Dalam bahasa Jepang, kata “email” memiliki dua bentuk penulisan yang umum digunakan, tergantung pada konteks dan tingkat formalitas:

• メール (meeru)

  Merupakan bentuk serapan langsung dari bahasa Inggris “mail” dan paling sering digunakan dalam percakapan sehari-hari maupun komunikasi kerja internal. Contohnya: «メールを送りました» (Meeru o okurimashita, “Saya sudah mengirim email”). Meskipun terdengar kasual, bentuk ini tetap bisa digunakan dalam email formal asalkan disertai dengan struktur dan bahasa yang sopan.

  Namun, perlu dicatat bahwa dalam dokumen resmi atau surat menyurat dengan institusi pemerintah, bentuk ini kurang cocok karena terkesan terlalu santai. Oleh karena itu, penting untuk menyesuaikan dengan penerima email.

• 電子メール (denshi meeru)

  Secara harfiah berarti “surat elektronik” dan merupakan bentuk yang lebih formal. Istilah ini sering muncul dalam dokumen administratif, surat resmi perusahaan, atau komunikasi dengan institusi pendidikan. Contoh penggunaan: «電子メールにてご連絡させていただきます» (Denshi meeru nite gorenraku sasete itadakimasu, “Saya akan menghubungi Anda melalui email”).

  Jika kamu menulis email untuk melamar pekerjaan, mengajukan proposal bisnis, atau berkomunikasi dengan universitas di Jepang, disarankan untuk menggunakan istilah ini—terutama di bagian subjek atau pembuka email—untuk menunjukkan keseriusan.

Di Jepang, email menjadi alat komunikasi utama dalam berbagai situasi, seperti:

• Dunia kerja: Koordinasi antar divisi, pengiriman laporan, jadwal rapat, atau negosiasi dengan klien.
• Akademik: Komunikasi dengan dosen, pengajuan tugas akhir, atau pendaftaran seminar.
• Administrasi: Pengurusan dokumen di kantor pemerintahan, bank, atau instansi publik.
• Bisnis: Penawaran kerjasama, follow-up setelah pertemuan, atau konfirmasi pesanan.

Oleh karena itu, memahami perbedaan antara email formal dan kasual—serta kapan harus menggunakan masing-masing—adalah keterampilan yang wajib dikuasai, terutama bagi mereka yang berencana bekerja atau studi di Jepang.

Struktur Email Formal dalam Bahasa Jepang (Step-by-Step)

Email formal Jepang memiliki struktur yang sangat baku dan harus diikuti dengan teliti. Berbeda dengan email kasual yang lebih fleksibel, kesalahan dalam penyusunan struktur bisa membuat emailmu terkesan tidak profesional. Berikut adalah urutan yang benar, beserta penjelasan detail untuk setiap bagian:

1. Nama Penerima (受取人の名前 / Uketsuke-nin no Namae)

Bagian ini ditempatkan di bagian atas email, biasanya setelah subjek. Penulisan nama penerima harus lengkap dan disertai akhiran kehormatan. Akhiran yang umum digunakan:

• ～様 (~sama): Digunakan untuk orang yang dihormati, seperti atasan, klien, atau dosen. Contoh: «山田様» (Yamada-sama).
• ～先生 (~sensei): Khusus untuk guru atau dosen. Contoh: «鈴木先生» (Suzuki-sensei).
• ～御中 (~onchuu): Digunakan jika email ditujukan kepada sebuah departemen atau perusahaan, bukan individu. Contoh: «人事部御中» (Jinji-bu onchuu, “Bagian HR”).

Catatan penting: Hindari menggunakan akhiran «～さん» (~san) dalam email formal, karena terkesan terlalu akrab. Jika kamu tidak yakin dengan nama penerima, gunakan jabatan mereka, misalnya «採用担当者様» (Saiyou tantousha-sama, “Yang bertanggung jawab atas perekrutan”).

2. Subjek Email (件名 / Kenmei)

Subjek email harus singkat, jelas, dan spesifik. Hindari subjek yang terlalu umum seperti «お問い合わせ» (Otoiwase, “Pertanyaan”) tanpa penjelasan lebih lanjut. Contoh subjek yang baik:

• «2024年度インターンシップ応募について» (2024-nendo intaan-shippu oubo ni tsuite, “Mengenai pendaftaran magang tahun 2024”).
• «先日の面接の結果に関するご連絡» (Senjitsu no mensetsu no kekka ni kansuru gorenraku, “Pemberitahuan hasil wawancara beberapa hari lalu”).
• «研究協力のお誘い» (Kenkyuu kyouryoku no omaneki, “Undangan kerjasama penelitian”).

Jika emailmu merupakan balasan, sertakan juga subjek asli dengan awalan «Re:» atau «返信:» (Henshin:). Contoh: «Re: 会議資料の確認» (Kaigi shiryou no kakunin, “Konfirmasi materi rapat”).

3. Salam Pembuka (挨拶 / Aisatsu)

Sapaan pembuka berfungsi untuk menunjukkan rasa hormat dan menentukan nada email. Pilihan frasa tergantung pada hubunganmu dengan penerima:

• Untuk penerima yang sudah dikenal:

  «いつもお世話になっております» (Itsumo osewa ni natte orimasu, “Terima kasih atas bantuan Anda selama ini”).

  Frasa ini sangat umum digunakan dalam dunia kerja dan menunjukkan bahwa kamu menghargai hubungan yang sudah terjalin.

• Untuk penerima yang belum dikenal:

  «初めてご連絡させていただきます» (Hajimete gorenraku sasete itadakimasu, “Saya menghubungi Anda untuk pertama kalinya”).

  Setelah frasa ini, biasanya ditambahkan perkenalan singkat tentang diri atau institusi yang kamu wakili. Contoh: «私はインドネシア大学の学生で、○○研究室に所属しております» (Watashi wa Indoneshia daigaku no gakusei de, ○○ kenkyuushitsu ni shozo shite orimasu, “Saya adalah mahasiswa Universitas Indonesia, anggota laboratorium ○○”).

4. Isi Utama (本文 / Honbun)

Bagian ini merupakan inti dari email dan harus disusun dengan struktur yang jelas:

1. Tujuan email: Jelaskan secara singkat mengapa kamu menulis email. Contoh: «このメールは、先日の面接の結果についてお伺いしたく、お送りしております» (Kono meeru wa, senjitsu no mensetsu no kekka ni tsuite oukagai shitaku, osuri shite orimasu, “Email ini saya kirim untuk menanyakan hasil wawancara beberapa hari lalu”).
2. Penjelasan detail: Uraikan informasi yang diperlukan dengan bahasa yang sopan dan terstruktur. Hindari kalimat yang terlalu panjang atau berbelit-belit.
3. Permintaan atau ajakan: Jika ada tindakan yang diharapkan dari penerima (misalnya balasan, konfirmasi, atau pertemuan), sampaikan dengan jelas. Contoh: «ご返信をお待ちしております» (Gohenshin o omachi shite orimasu, “Saya menunggu balasan Anda”).

Tips: Gunakan paragraf pendek (2–3 kalimat) untuk memudahkan pembacaan. Jika emailmu panjang, pertimbangkan untuk membuat poin-poin penting dalam bentuk daftar (bullet points).

5. Salam Penutup (結び / Musubi)

Penutup email berfungsi untuk menyampaikan harapan dan rasa terima kasih. Beberapa frasa yang umum digunakan:

• «よろしくお願いいたします» (Yoroshiku onegai itashimasu): Versi sopan dari “Mohon bantuannya”.
• «何卒よろしくお願い申し上げます» (Nanzo yoroshiku onegai moushi agemasu): Lebih formal, sering digunakan dalam email bisnis.
• «ご検討のほど、よろしくお願いいたします» (Gokentou no hodo, yoroshiku onegai itashimasu): “Mohon pertimbangannya”.

Pilih frasa penutup berdasarkan tingkat formalitas dan hubungan dengan penerima. Untuk email bisnis atau kepada atasan, gunakan frasa yang lebih panjang dan hormat.

6. Nama dan Informasi Pengirim (差出人 / Sashidashinin)

Bagian ini mencakup:

• Nama lengkap: Tuliskan dengan jelas, bisa disertai gelar jika relevan (misalnya «博士» / hakase untuk doktor).
• Jabatan atau afiliasi: Contoh: «インドネシア大学経済学部学生» (Indoneshia daigaku keizaigakubu gakusei, “Mahasiswa Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia”).
• Kontak: Nomor telepon atau alamat email alternatif (jika diperlukan).

Contoh penulisan:

インドネシア大学 経済学部3年 アンディ・プトラ 電話番号: 080-XXXX-XXXX メールアドレス: andi.putra@email.com

7. Lampiran (添付ファイル / Tenpu Fairu)

Jika ada file yang disertakan, sebutkan dengan jelas di bagian bawah email, sebelum tanda tangan. Contoh:

«添付ファイル: 履歴書（PDF）」 (Tenpu fairu: Rirekisho (PDF), “Lampiran: CV (PDF)”).

Pastikan juga untuk menyebutkan lampiran di dalam isi email, misalnya: «履歴書を添付いたしましたので、ご確認ください» (Rirekisho o tenpu itashimashita node, gokakunin kudasai, “Saya telah melampirkan CV, mohon untuk dicek”).

Tips Menulis Email Formal yang Sopan dan Profesional

Selain struktur, gaya bahasa dan etika juga memainkan peran penting dalam menulis email formal Jepang. Berikut adalah tips praktis yang bisa kamu terapkan:

1. Kuasai Penggunaan Keigo (Bahasa Hormat)

Keigo terbagi menjadi tiga jenis utama:

• 丁寧語 (Teineigo): Bentuk sopan dasar, seperti «～です» (~desu) dan «～ます» (~masu). Contoh: «行きます» (Ikimasu, “saya pergi”) daripada «行く» (Iku).
• 尊敬語 (Sonkeigo): Digunakan untuk menghormati tindakan penerima. Contoh: «お読みになる» (Oyomi ni naru, “membaca” untuk orang yang dihormati) daripada «読む» (Yomu).
• 謙譲語 (Kenjougo): Digunakan untuk merendahkan diri sendiri agar penerima terangkat. Contoh: «申す» (Mousu, “saya katakan”) daripada «言う» (Iu).

Untuk email formal, kombinasikan teineigo dan kenjougo. Contoh:

「私からご連絡させていただきました」 (Watashi kara gorenraku sasete itadakimashita, “Saya yang menghubungi Anda” — menggunakan kenjougo untuk “saya” dan teineigo untuk “menghubungi”).

2. Hindari Kesalahan Umum yang Bisa Merusak Kesan

Beberapa kesalahan yang sering dilakukan pembelajar bahasa Jepang:

• Penggunaan emoji atau singkatan: Emoji seperti 😊 atau singkatan «ありがと» (arigato) sangat tidak pantas dalam email formal. Selalu gunakan bentuk lengkap: «ありがとうございます» (Arigatou gozaimasu).
• Bahasa terlalu kasual: Hindari kata-kata seperti «君» (kimi, “kamu”), «俺» (ore, “saya” untuk laki-laki), atau «～ね» (~ne).
• Tidak mengecek ulang: Kesalahan ejaan nama penerima atau kesalahan kanji bisa sangat menyinggung. Selalu gunakan fitur spell check atau minta teman penutur asli untuk memeriksanya.
• Lampiran terlupa: Jika kamu menyebutkan lampiran dalam email tetapi lupa menyertakannya, kesanmu akan buruk. Selalu periksa sebelum mengirim.

3. Sesuaikan dengan Konteks dan Penerima

Tingkat kesopanan harus disesuaikan dengan:

• Status penerima: Email ke profesor atau CEO perusahaan membutuhkan keigo tingkat tinggi, sementara email ke rekan kerja selevel bisa sedikit lebih santai (tetapi tetap sopan).
• Tujuan email: Email pengaduan atau permintaan maaf memerlukan bahasa yang lebih rendah hati dibandingkan email pemberitahuan rutin.
• Budaya perusahaan: Beberapa perusahaan Jepang memiliki template email internal yang harus diikuti. Jika kamu bekerja di perusahaan Jepang, tanyakan aturan penulisan email kepada atasan atau HRD.

4. Gunakan Frasa Baku untuk Situasi Tertentu

Berikut adalah frasa-frasa siap pakai untuk berbagai keperluan:

• Meminta konfirmasi:

  «ご確認いただけますと幸いです» (Gokakunin itadakemasu to saiwai desu, “Saya akan sangat berterima kasih jika Anda bisa mengkonfirmasi”).

• Mengirim lampiran:

  «添付ファイルをご確認ください» (Tenpu fairu o gokakunin kudasai, “Mohon cek lampiran”).

• Meminta maaf:

  «この度はご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません» (Kono tabi wa gomeiwaku o okake shi, makoto ni moushiwake gozaimasen, “Saya sangat menyesal telah merepotkan Anda kali ini”).

• Menawarkan bantuan:

  «何かお手伝いできることがございましたら、お知らせください» (Nanika otetsudai dekiru koto ga gozaimashitara, oshirase kudasai, “Jika ada yang bisa saya bantu, silakan beritahu”).

Contoh Email Formal dalam Bahasa Jepang (Bisnis & Akademik)

Untuk memudahkan pemahaman, kami menyediakan dua contoh email formal beserta terjemahan dan penjelasannya. Kamu bisa menyesuaikan template ini sesuai kebutuhan.

Contoh 1: Email Lamaran Kerja

Subjek / 件名: 「営業職応募の件」 (Eigyou-shoku oubo no ken, “Mengenai lamaran posisi sales”)

Penerima / 宛名: 「採用担当者様」 (Saiyou tantousha-sama, “Kepada yang bertanggung jawab atas perekrutan”)

Isi Email:

採用担当者様

初めてご連絡させていただきます。インドネシア大学経済学部を今年3月に卒業したアンディ・プトラと申します。 貴社のホームページにて営業職の募集を拝見し、この度応募させていただく次第です。 添付ファイルにて、履歴書と職務経歴書をお送りいたしますので、ご査収のほどよろしくお願いいたします。 ご検討の上、面接の機会を賜りますよう、心よりお願いいたします。 何卒よろしくお願いいたします。

Terjemahan:

Kepada Yang Bertanggung Jawab atas Perekrutan,

Perkenalkan, saya Andi Putra, lulusan Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia pada Maret tahun ini. Saya melihat lowongan untuk posisi sales di website perusahaan Bapak/Ibu dan dengan ini mengajukan lamaran.

Saya telah melampirkan CV dan job history (riwayat pekerjaan). Mohon untuk dicek.

Saya sangat berharap dapat diberikan kesempatan untuk wawancara setelah Bapak/Ibu mempertimbangkan lamaran saya.

Terima kasih atas perhatiannya.

Hormat saya, Andi Putra

Penjelasan:

• Penggunaan «初めてご連絡させていただきます» menunjukkan bahwa ini adalah kontak pertama.
• «貴社» (kisha) adalah bentuk hormat untuk “perusahaan Anda”.
• «賜ります» (tamawarimasu) adalah kenjougo untuk “memberikan”, menunjukkan kerendahan hati.

Contoh 2: Email Permintaan Bimbingan Skripsi kepada Dosen

Subjek / 件名: 「卒業論文の指導についてのお願い」 (Sotsugyou ronbun no shidou ni tsuite no onegai, “Permohonan bimbingan skripsi”)

Penerima / 宛名: 「鈴木先生」 (Suzuki-sensei)

Isi Email:

鈴木先生

いつもお世話になっております。経済学部3年のアンディ・プトラです。 現在、卒業論文のテーマを「日本の少子化問題と経済への影響」に決定し、先生のご指導をいただきたく、このメールをお送りいたしました。 つきましては、来週の火曜日にご相談の時間をいただけませんでしょうか。 先生のご都合の良い日時をお知らせいただけますと幸いです。 何卒よろしくお願いいたします。

Terjemahan:

Bapak/Ibu Suzuki yang terhormat,

Salam sejahtera. Saya Andi Putra, mahasiswa semester 5 Fakultas Ekonomi.

Saat ini, saya telah menentukan tema skripsi saya menjadi “Masalah penurunan angka kelahiran di Jepang dan dampaknya terhadap ekonomi” dan ingin memohon bimbingan dari Bapak/Ibu. Oleh karena itu, saya mengirim email ini.

Dengan ini, saya ingin meminta waktu untuk berkonsultasi pada hari Selasa depan. Mohon beritahu saya jadwal yang cocok untuk Bapak/Ibu.

Terima kasih atas perhatiannya.

Hormat saya, Andi Putra

Penjelasan:

• «いつもお世話になっております» adalah frasa pembuka standar untuk dosen atau atasan.
• «ご相談の時間をいただけませんでしょうか» adalah cara sopan untuk meminta waktu bertemu.
• «ご都合の良い日時» (gotsugou no yoi nichiji) menunjukkan fleksibilitas dan penghormatan terhadap waktu dosen.

Kesalahan Umum dan Cara Menghindarinya

Meskipun sudah memahami struktur dan keigo, banyak pembelajar masih melakukan kesalahan yang bisa merusak kesan profesional. Berikut adalah 5 kesalahan paling sering dan solusinya:

1. Salah Menggunakan Akhiran Kehormatan

Kesalahan: Menggunakan «～さん» (~san) untuk atasan atau klien.

Solusi: Selalu gunakan «～様» (~sama) untuk email formal. Jika penerima adalah dosen, gunakan «～先生» (~sensei).

2. Subjek Email Terlalu Umum

Kesalahan: Subjek seperti «お問い合わせ» (Otoiwase, “Pertanyaan”) tanpa detail.

Solusi: Jelaskan secara spesifik, misalnya «2024年4月入社の面接日程について» (2024-nen 4-gatsu nyuusha no mensetsu nichijou ni tsuite, “Mengenai jadwal wawancara untuk bergabung April 2024”).

3. Tidak Menyebutkan Lampiran dengan Jelas

Kesalahan: Hanya menulis «添付ファイル» tanpa menjelaskan isi atau meminta konfirmasi.

Solusi: Sebutkan nama file dan tujuannya, misalnya: «添付ファイル：研究計画書（PDF）をご確認ください» (Tenpu fairu: Kenkyuu keikakusho (PDF) o gokakunin kudasai, “Mohon cek lampiran: Rencana Penelitian (PDF)”).

4. Terlalu Banyak Informasi dalam Satu Paragraf

Kesalahan: Menulis email panjang tanpa jeda paragraf, membuat pembaca kesulitan memahami poin utama.

Solusi: Pisahkan menjadi paragraf pendek (maksimal 3–4 kalimat per paragraf) dan gunakan bullet points jika perlu.

5. Lupa Menyesuaikan Waktu (Jika Ada Janji Bertemu)

Kesalahan: Mengusulkan waktu pertemuan tanpa mempertimbangkan zona waktu atau jadwal penerima.

Solusi: Gunakan frasa seperti «ご都合の良い日時をお知らせください» (Gotsugou no yoi nichiji o oshirase kudasai, “Mohon beritahu waktu yang cocok untuk Anda”).

Cara Berlatih Menulis Email Formal Bahasa Jepang

Teori tanpa praktik tidak akan cukup. Berikut adalah langkah-langkah berlatih agar kamu semakin mahir menulis email formal:

1. Gunakan Template dan Modifikasi

Mulailah dengan mengumpulkan template email dari berbagai sumber, seperti:

• Contoh email lamaran kerja dari perusahaan Jepang.
• Email resmi dari universitas atau institusi pemerintah.
• Buku atau website pembelajaran bahasa Jepang (misalnya JLPT atau Business Japanese).

Setelah itu, modifikasi template sesuai kebutuhanmu. Misalnya, ganti nama, jabatan, dan detail spesifik lainnya.

2. Minta Feedback dari Penutur Asli

Jika kamu memiliki teman atau kenalan dari Jepang, mintalah mereka untuk memeriksa emailmu sebelum dikirim. Beberapa hal yang perlu dicek:

• Apakah keigo sudah tepat?
• Apakah struktur email sudah benar?
• Apakah ada kesalahan ejaan atau tata bahasa?

Jika tidak punya kenalan, kamu bisa menggunakan layanan proofreading online atau bergabung dalam komunitas pembelajar bahasa Jepang.

3. Tirukan Gaya Penulisan Email Resmi

Perhatikan email resmi yang kamu terima dari perusahaan, universitas, atau instansi Jepang. Amati:

• Bagaimana mereka menyusun salam pembuka dan penutup?
• Jenis keigo yang digunakan.
• Panjang paragraf dan pemilihan kata.

Cobalah untuk meniru gaya mereka dalam email yang kamu tulis.

4. Berlatih dengan Topik yang Berbeda

Cobalah menulis email untuk berbagai situasi, seperti:

• Melamar pekerjaan atau magang.
• Meminta bimbingan skripsi kepada dosen.
• Mengajukan proposal kerjasama bisnis.
• Mengirim laporan kepada atasan.
• Meminta konfirmasi jadwal rapat.

Semakin banyak kamu berlatih, semakin natural gaya penulisanmu.

5. Gunakan Tools Pembelajaran

Ada beberapa tools yang bisa membantumu:

• Aplikasi kamus keigo: Seperti «敬語辞典» (Keigo Jiten) untuk mencari bentuk hormat dari kata-kata sehari-hari.
• Software pemeriksa tata bahasa: Seperti LanguageTool (mendukung bahasa Jepang) untuk mengecek kesalahan dasar.
• Kursus online: Jika kamu merasa perlu bimbingan lebih lanjut, pertimbangkan untuk mengikuti kursus bahasa Jepang tingkat menengah yang fokus pada business Japanese.

Kesimpulan: Kunci Menulis Email Formal yang Efektif

Menulis email formal dalam bahasa Jepang memang membutuhkan perhatian terhadap detail, mulai dari pemilihan kata, struktur, hingga etika komunikasi. Namun, dengan memahami struktur baku, menguasai keigo, dan berlatih secara konsisten, kamu akan semakin percaya diri dalam berkomunikasi secara profesional.

Ingatlah bahwa email formal bukan hanya tentang bahasa, tetapi juga tentang budaya. Orang Jepang sangat menghargai kesopanan, kerapian, dan penghormatan terhadap hierarki. Dengan menerapkan panduan ini, kamu tidak hanya akan menulis email yang benar secara tata bahasa, tetapi juga membangun kesan positif di mata penerima.

Jika kamu masih merasa kesulitan atau membutuhkan bantuan dalam menyusun email formal—terutama untuk keperluan akademik seperti tugas akhir atau proposal penelitian—kami di Tugasin.me siap membantu. Tim ahli kami dapat membantumu menyusun email dalam bahasa Jepang yang sopan, profesional, dan sesuai dengan standar akademik atau bisnis. Selain itu, kami juga menyediakan layanan pembimbingan untuk tugas, skripsi, atau tesis dengan topik terkait Jepang.

Jangan ragu untuk hubungi kami jika kamu membutuhkan konsultasi lebih lanjut. Semoga panduan ini bermanfaat, dan selamat berlatih!