Cara Kirim Email Formal Bahasa Inggris yang Profesional (Lengkap Contoh!)

Mengirim email formal dalam bahasa Inggris sering kali menjadi tantangan tersendiri, terutama jika kamu harus berkomunikasi dengan rekan bisnis, atasan, atau institusi internasional. Kesalahan kecil dalam pemilihan kata, struktur, atau tata bahasa bisa berdampak pada kesan profesionalisme kamu. Namun, jangan khawatir! Dalam panduan ini, kami akan membahas secara detail cara menulis email formal bahasa Inggris yang profesional, mulai dari perbedaan dengan email non-formal, struktur yang benar, hingga contoh-contoh praktis untuk berbagai keperluan. Dengan memahami setiap elemennya, kamu bisa menyusun email yang tidak hanya sopan, tetapi juga efektif dalam menyampaikan pesan.

Baik kamu sedang melamar pekerjaan, mengajukan kerjasama bisnis, atau sekadar mengirim surat resmi ke institusi, kemampuan menulis email formal dengan baik akan membedakanmu dari yang lain. Artikel ini akan membantumu memahami nuansa bahasa yang tepat, menghindari kesalahan umum, dan memberikan contoh konkret yang bisa kamu tiru. Simak sampai selesai agar emailmu selalu meninggalkan kesan positif dan profesional!

Perbedaan Email Formal dan Non-Formal dalam Bahasa Inggris

Sebelum memulai menulis, penting untuk memahami perbedaan mendasar antara email formal dan non-formal. Kesalahan dalam memilih gaya penulisan bisa membuat pesanmu terkesan tidak serius atau bahkan menyinggung penerima. Email formal umumnya digunakan dalam konteks profesional, bisnis, atau resmi, seperti komunikasi dengan klien, atasan, rekan kerja baru, atau institusi pemerintah. Sementara email non-formal lebih cocok untuk percakapan santai dengan teman, keluarga, atau kolega yang sudah akrab.

Perbedaan utama terletak pada bahasa, struktur, dan kesopanan. Email formal mengharuskan penggunaan kata-kata yang baku, kalimat yang terstruktur, dan sapaan yang resmi. Sebaliknya, email non-formal lebih fleksibel, sering menggunakan singkatan (seperti "ASAP" atau "BTW"), bahasa sehari-hari, bahkan emoji jika situasinya memungkinkan. Misalnya, dalam email formal, kamu akan menulis "I would appreciate your prompt response"* daripada "Reply soon, ya!" yang lebih cocok untuk email non-formal.

Ciri-Ciri Email Formal

• Sapaan resmi: Selalu diawali dengan Dear [Nama/Posisi], To Whom It May Concern, atau Hello [Nama Belakang] jika hubungan sudah sedikit akrab. Hindari sapaan seperti "Hi [Nama Depan]"* kecuali kamu sudah memiliki hubungan dekat dengan penerima. Sapaan yang tepat menunjukkan rasa hormat dan keseriusan dalam berkomunikasi.
• Struktur yang jelas: Email formal memiliki alur yang terorganisir, mulai dari pembuka, isi utama, hingga penutup. Setiap paragraf harus fokus pada satu ide atau tujuan, sehingga pesan mudah dipahami. Misalnya, jika kamu menulis email untuk mengajukan pertanyaan, letakkan pertanyaan utama di paragraf tersendiri agar tidak terkesan bertele-tele.
• Bahasa baku dan sopan: Hindari slang, singkatan informal, atau kata-kata yang ambigu. Gunakan kalimat lengkap dengan tata bahasa yang benar. Contohnya, daripada menulis "Pls send the doc"*, tulislah "Could you please send the document at your earliest convenience?"* untuk terdengar lebih profesional.
• Penutup yang resmi: Akhiri email dengan frasa seperti Best regards, Sincerely, atau Yours faithfully, diikuti nama lengkap dan jabatan (jika diperlukan). Penutup yang tepat akan meninggalkan kesan terakhir yang baik dan menunjukkan bahwa kamu menghargai waktu penerima.

Kapan Email Non-Formal Bisa Digunakan?

Email non-formal cocok untuk situasi yang lebih santai, seperti berkomunikasi dengan teman dekat, rekan kerja yang sudah lama dikenal, atau dalam kelompok diskusi internal yang tidak memerlukan kesan resmi. Meskipun demikian, tetap perhatikan konteks dan hubunganmu dengan penerima. Misalnya, meskipun kamu sudah akrab dengan atasan, jika emailnya berkaitan dengan pekerjaan resmi, lebih baik tetap menggunakan gaya formal untuk menjaga profesionalisme.

Contoh penggunaan email non-formal yang tepat adalah ketika kamu mengirim undangan makan siang kepada kolega, membagikan informasi pribadi, atau sekadar mengobrol tentang topik non-pekerjaan. Namun, hindari penggunaan bahasa yang terlalu kasual jika kamu tidak yakin dengan tingkat kedekatanmu dengan penerima. Kesalahan dalam menilai situasi bisa membuatmu terlihat tidak profesional atau bahkan kurang menghargai penerima.

Struktur Email Formal Bahasa Inggris yang Benar

Menulis email formal bukan hanya tentang memilih kata-kata yang sopan, tetapi juga tentang menyusun struktur yang jelas dan logis. Setiap bagian memiliki fungsi tersendiri, mulai dari subjek yang menarik perhatian hingga penutup yang meninggalkan kesan positif. Berikut adalah struktur lengkap yang harus kamu ikuti, beserta penjelasan detail untuk masing-masing bagian:

1. Subjek Email (Subject Line)

Subjek adalah gerbang pertama yang akan dilihat penerima sebelum membuka emailmu. Subjek yang buruk bisa membuat emailmu diabaikan atau bahkan masuk ke folder spam. Oleh karena itu, pastikan subjekmu jelas, singkat, dan relevan dengan isi email. Hindari subjek yang terlalu umum seperti "Hello"* atau "Important"*, karena tidak memberikan informasi apa pun.

Beberapa tips dalam menulis subjek yang efektif:

• Sertakan tujuan utama: Jika emailmu tentang lamaran kerja, tulislah "Application for [Posisi] Position at [Perusahaan]"*. Untuk pertanyaan, gunakan "Inquiry Regarding [Topik]"*. Contoh lain: "Request for Meeting on [Tanggal]"* atau "Follow-Up on Previous Email about [Proyek]"*.
• Gunakan kata kunci: Jika email terkait dengan proyek atau nomor referensi, sertakan detail tersebut. Misalnya: "Project Update: [Nama Proyek] – Deadline Extension Request"*. Ini akan membantu penerima mengidentifikasi emailmu dengan cepat.
• Hindari huruf kapital berlebihan: Subjek seperti "URGENT!!! PLEASE READ"* terkesan spam dan tidak profesional. Jika memang mendesak, cukup tulis "Urgent: [Tujuan]"* dengan huruf kapital hanya pada kata pertama.

2. Salam Pembuka (Greeting)

Sapaan pembuka menentukan nada seluruh email. Kesalahan dalam memilih sapaan bisa membuat emailmu terkesan terlalu kaku atau sebaliknya, terlalu santai. Berikut adalah beberapa opsi sapaan yang bisa kamu gunakan, beserta konteksnya:

• Dear [Nama Belakang] (misal: Dear Mr. Smith): Ini adalah sapaan paling umum dan aman untuk email formal, terutama jika kamu tidak kenal dekat dengan penerima. Jika kamu tidak tahu jenis kelamin penerima, gunakan nama lengkap (misal: Dear Alex Johnson).
• Dear [Nama Depan] (misal: Dear John): Bisa digunakan jika kamu sudah memiliki hubungan kerja yang cukup dekat dengan penerima, tetapi tetap dalam konteks profesional. Hindari sapaan ini untuk email pertama atau kepada orang yang lebih senior.
• To Whom It May Concern: Digunakan ketika kamu tidak tahu siapa penerima email, misalnya saat mengirim lamaran kerja ke departemen HR tanpa nama kontak spesifik. Meskipun formal, sapaan ini terkesan kurang personal, jadi gunakan hanya jika tidak ada alternatif.
• Hello [Nama] atau Hi [Nama]: Lebih santai dan cocok untuk rekan kerja yang sudah dikenal. Namun, hindari dalam email pertama atau kepada atasan/klien baru.

Jika kamu ragu, selalu pilih opsi yang lebih formal. Misalnya, jika kamu tidak yakin apakah harus menggunakan Dear atau Hello, pilih Dear. Selain itu, pastikan kamu mengeja nama penerima dengan benar—kesalahan ejaan bisa dianggap sebagai ketidakprofesionalan.

3. Isi Email (Body)

Bagian isi email adalah inti dari komunikasimu, jadi pastikan untuk menyusunnya dengan jelas dan terstruktur. Isi email formal biasanya terdiri dari tiga bagian utama: pembuka, isi utama, dan penutup. Berikut adalah panduan detail untuk masing-masing bagian:

Pembuka (Introduction)

Paragraf pembuka berfungsi untuk memperkenalkan diri (jika perlu) dan menyampaikan tujuan email. Jika kamu menulis kepada seseorang untuk pertama kali, sebutkan nama, posisi, dan perusahaanmu secara singkat. Contoh: "My name is [Nama Kamu], and I am the [Jabatan] at [Perusahaan]. I am writing to [tujuan email]."*

Jika kamu sudah pernah berkomunikasi sebelumnya, cukup sebutkan konteksnya. Misalnya: "Following up on our previous conversation about [topik], I would like to [tujuan]."* Hindari pembukaan yang terlalu panjang atau basa-basi. Langsung ke inti pembicaraan setelah sapaan.

Isi Utama (Main Content)

Ini adalah bagian di mana kamu menyampaikan informasi, permintaan, atau pertanyaan utama. Pastikan setiap paragraf hanya membahas satu ide atau topik untuk memudahkan pembacaan. Beberapa tips penting:

• Gunakan kalimat yang jelas dan langsung: Hindari kalimat yang berbelit-belit. Misalnya, daripada menulis "I was wondering if it would be possible for you to consider the attached document"*, cukup tulis "Please review the attached document at your earliest convenience."*
• Berikan konteks jika diperlukan: Jika kamu mengacu pada percakapan atau email sebelumnya, sebutkan detailnya. Contoh: "As discussed during our meeting on [tanggal], we agreed to [rincian]."*
• Sertakan detail spesifik: Jika kamu meminta sesuatu (seperti pertemuan atau dokumen), berikan informasi yang lengkap. Misalnya, daripada "Can we meet soon?"*, tulis "Are you available for a 30-minute meeting next Tuesday at 2 PM or Thursday at 10 AM?"*

Jika emailmu berisi permintaan, akhiri dengan kalimat yang sopan seperti "I would appreciate your feedback by [tanggal]"* atau "Thank you for your time and consideration."* Ini menunjukkan bahwa kamu menghargai waktu penerima.

Penutup (Closing)

Penutup berfungsi untuk mengakhiri email dengan sopan dan meninggalkan kesan positif. Pilih frasa penutup yang sesuai dengan tingkat formalitas emailmu. Beberapa opsi umum:

• Best regards / Kind regards: Pilihan yang aman dan profesional untuk sebagian besar email formal.
• Sincerely: Lebih formal, cocok untuk surat lamaran atau komunikasi resmi dengan institusi.
• Yours faithfully: Digunakan jika sapaan pembuka adalah To Whom It May Concern.
• Looking forward to your response: Cocok jika kamu mengharapkan balasan, tetapi pastikan untuk menambahkan frasa penutup seperti Best regards setelahnya.

Setelah frasa penutup, sertakan nama lengkap, jabatan, dan kontak (jika diperlukan). Jika mewakili perusahaan, kamu juga bisa menambahkan tanda tangan digital atau informasi perusahaan di bagian bawah. Contoh: "Best regards, [Nama Lengkap] [Jabatan] [Perusahaan] [Nomor Telepon/Email]"*

4. Tanda Tangan (Signature)

Tanda tangan dalam email formal tidak hanya berisi namamu, tetapi juga informasi kontak yang relevan. Ini memudahkan penerima untuk menghubungimu jika diperlukan. Berikut adalah elemen yang sebaiknya disertakan:

• Nama lengkap: Pastikan nama ditulis dengan benar dan konsisten dengan nama yang digunakan dalam sapaan.
• Jabatan dan perusahaan: Ini penting jika email terkait dengan pekerjaan. Contoh: "Marketing Manager | PT ABC Indonesia"*.
• Kontak: Sertakan nomor telepon, alamat email alternatif, atau link LinkedIn jika relevan.
• Logo perusahaan (opsional): Jika email resmi dari perusahaan, kamu bisa menambahkan logo kecil di bagian tanda tangan.

Contoh tanda tangan profesional: "Best regards, Andi Wijaya Senior Accountant PT Maju Bersama Phone: +62 812 3456 7890 | Email: andi.wijaya@majubersama.co.id"*

Contoh Email Formal Bahasa Inggris untuk Berbagai Keperluan

Setelah memahami struktur dan aturannya, kini saatnya melihat contoh nyata email formal untuk berbagai situasi. Setiap contoh dilengkapi dengan terjemahan dan penjelasan mengapa struktur tersebut efektif. Kamu bisa menyesuaikannya sesuai dengan kebutuhanmu.

1. Contoh Email Lamaran Pekerjaan

Email lamaran kerja adalah salah satu jenis email formal yang paling kritis, karena kesan pertama sangat menentukan. Pastikan emailmu singkat, jelas, dan profesional, dengan lampiran CV dan surat lamaran yang sudah disiapkan.

Subject: Application for [Posisi] Position – [Nama Kamu]

Contoh Email:

Dear Ms. Lestari, I hope this email finds you well. I am writing to express my interest in the [Posisi] position at [Perusahaan], as advertised on [sumber lowongan]. With my background in [bidang terkait] and [X tahun] experience in [keahlian utama], I am confident that my skills align well with the requirements for this role. Attached, you will find my resume and a cover letter detailing my qualifications and how I can contribute to [Perusahaan]. I have also included samples of my work in [bidang spesifik], which demonstrate my ability to [sebutkan pencapaian relevan]. I would welcome the opportunity to discuss how my experience and skills would benefit your team. Please let me know if you require any additional information. I am available for an interview at your earliest convenience. Thank you for your time and consideration. I look forward to the possibility of contributing to [Perusahaan]. Best regards, [Nama Kamu] [Nomor Telepon] [Email]

Terjemahan:

Hormat saya, Bu Lestari, Saya berharap email ini menemui Anda dalam keadaan baik. Saya menulis untuk menyampaikan minat saya pada posisi [Posisi] di [Perusahaan], seperti yang diikankan di [sumber lowongan]. Dengan latar belakang saya di bidang [bidang terkait] dan pengalaman [X tahun] dalam [keahlian utama], saya yakin keterampilan saya sesuai dengan persyaratan untuk peran ini. Terkait, Anda akan menemukan resume dan surat lamaran saya yang menjelaskan kualifikasi saya dan bagaimana saya dapat berkontribusi pada [Perusahaan]. Saya juga telah melampirkan contoh pekerjaan saya di [bidang spesifik], yang menunjukkan kemampuan saya dalam [sebutkan pencapaian relevan]. Saya akan sangat senang jika diberi kesempatan untuk membahas bagaimana pengalaman dan keterampilan saya dapat bermanfaat bagi tim Anda. Mohon beri tahu saya jika Anda memerlukan informasi tambahan. Saya tersedia untuk wawancara sesuai jadwal Anda. Terima kasih atas waktu dan pertimbangannya. Saya menantikan kemungkinan untuk berkontribusi pada [Perusahaan]. Hormat saya, [Nama Kamu] [Nomor Telepon] [Email]

Penjelasan:

• Subjek yang spesifik: Menyebutkan posisi dan nama pelamar membuat email mudah diidentifikasi oleh tim HR.
• Pembukaan yang langsung: Menyampaikan tujuan email (melamar pekerjaan) di paragraf pertama.
• Lampiran yang jelas: Menyebutkan dokumen yang dilampirkan dan mengapa dokumen tersebut relevan.
• Penutup yang proaktif: Menawarkan ketersediaan untuk wawancara dan mengucapkan terima kasih.

2. Contoh Email Penawaran Kerja Sama Bisnis

Email penawaran kerja sama harus menarik, informatif, dan meyakinkan. Tujuannya adalah untuk membuka dialog dan menunjukkan bagaimana kerjasama bisa saling menguntungkan. Berikut adalah contoh email yang bisa kamu gunakan:

Subject: Partnership Opportunity Between [Perusahaan Kamu] and [Perusahaan Penerima]

Contoh Email:

Dear Mr. Hartono, I hope you are doing well. I am [Nama Kamu], [Jabatan] at [Perusahaan Kamu]. We specialize in [deskripsi singkat tentang bisnis kamu, misal: "digital marketing solutions for SMEs"], and I am reaching out to explore a potential partnership with [Perusahaan Penerima]. We have been following [Perusahaan Penerima]’s impressive growth in [sebutkan bidang/proyek spesifik], particularly your recent [sebutkan pencapaian, misal: "expansion into Southeast Asia"]. Our team believes that by combining our expertise in [keahlian kamu] with your strengths in [keahlian mereka], we can create synergistic opportunities that benefit both parties. Specifically, we propose collaborating on [jelaskan ide kerjasama secara singkat, misal: "a joint campaign to increase market reach in Indonesia"]. This partnership could help [Perusahaan Penerima] achieve [tujuan mereka, misal: "higher customer engagement"], while allowing us to [tujuan kamu, misal: "expand our client base in your industry"]. I would love to discuss this further in a brief meeting. Are you available for a 30-minute call next week? Please let me know a time that works for you, and I will be happy to accommodate. Alternatively, we can arrange an in-person meeting if you prefer. Thank you for considering this opportunity. I am confident that our collaboration could yield significant results for both companies. Looking forward to your positive response. Best regards, [Nama Kamu] [Jabatan] [Perusahaan Kamu] [Kontak]

Terjemahan:

Hormat saya, Pak Hartono, Saya harap Anda dalam keadaan baik. Saya [Nama Kamu], [Jabatan] di [Perusahaan Kamu]. Kami berspesialisasi dalam [deskripsi singkat tentang bisnis kamu], dan saya menghubungi Anda untuk menjajaki kemungkinan kerjasama dengan [Perusahaan Penerima]. Kami telah mengikuti pertumbuhan mengesankan [Perusahaan Penerima] di [bidang/proyek spesifik], terutama [pencapaian terbaru mereka]. Tim kami percaya bahwa dengan menggabungkan keahlian kami dalam [keahlian kamu] dengan kekuatan Anda dalam [keahlian mereka], kami dapat menciptakan peluang sinergis yang menguntungkan kedua belah pihak. Secara khusus, kami mengusulkan kerjasama dalam [ide kerjasama secara singkat]. Kerjasama ini dapat membantu [Perusahaan Penerima] mencapai [tujuan mereka], sementara memungkinkan kami untuk [tujuan kamu]. Saya sangat ingin membahas ini lebih lanjut dalam pertemuan singkat. Apakah Anda tersedia untuk panggilan 30 menit minggu depan? Mohon beri tahu waktu yang cocok bagi Anda, dan saya dengan senang hati akan menyesuaikan. Atau, kami dapat mengatur pertemuan langsung jika Anda lebih suka. Terima kasih atas pertimbangannya. Saya yakin kerjasama kami dapat menghasilkan hasil yang signifikan bagi kedua perusahaan. Menantikan tanggapan positif Anda. Hormat saya, [Nama Kamu] [Jabatan] [Perusahaan Kamu] [Kontak]

Penjelasan:

• Subjek yang menarik perhatian: Menyebutkan "partnership opportunity" langsung menunjukkan tujuan email.
• Pujian yang tulus: Menyampaikan apresiasi terhadap pencapaian perusahaan penerima menunjukkan bahwa kamu telah melakukan riset.
• Manfaat yang jelas: Menjelaskan bagaimana kerjasama akan menguntungkan kedua belah pihak, bukan hanya pihak kamu.
• Ajakan bertindak (CTA): Mengusulkan pertemuan dengan opsi waktu yang fleksibel memudahkan penerima untuk merespons.

3. Contoh Email Permintaan Informasi

Kadang kamu perlu menghubungi seseorang atau sebuah institusi untuk meminta informasi, seperti detail produk, jadwal acara, atau klarifikasi tentang sebuah kebijakan. Email ini harus singkat, langsung ke tujuan, dan sopan.

Subject: Inquiry About [Topik Spesifik]

Contoh Email:

Dear Customer Support Team, I hope you are doing well. I am writing to inquire about [jelaskan informasi yang kamu butuhkan, misal: "the pricing and availability of your [Produk/Layanan]"]. Specifically, I would like to know:

• The current pricing for [Produk/Layanan], including any discounts for bulk orders.
• The estimated delivery time to [Lokasi].
• Whether there are any additional fees, such as shipping or installation costs.

I would greatly appreciate it if you could provide this information by [tanggal jika mendesak]. If there are any brochures or catalogs available, please feel free to attach them to your response. Thank you for your time and assistance. I look forward to your prompt reply. Best regards, [Nama Kamu] [Perusahaan/Jabatan, jika relevan] [Kontak]

Terjemahan:

Tim Dukungan Pelanggan yang terhormat, Saya harap Anda dalam keadaan baik. Saya menulis untuk menanyakan tentang [informasi yang dibutuhkan]. Secara khusus, saya ingin mengetahui:

• Harga saat ini untuk [Produk/Layanan], termasuk diskon untuk pemesanan dalam jumlah besar.
• Perkiraan waktu pengiriman ke [Lokasi].
• Apakah ada biaya tambahan, seperti ongkos kirim atau biaya pemasangan.

Saya akan sangat berterima kasih jika Anda dapat memberikan informasi ini sebelum [tanggal]. Jika ada brosur atau katalog yang tersedia, silakan lampirkan dalam balasan Anda. Terima kasih atas waktu dan bantuan Anda. Saya menantikan balasan secepatnya. Hormat saya, [Nama Kamu] [Perusahaan/Jabatan] [Kontak]

Penjelasan:

• Daftar pertanyaan yang terorganisir: Menggunakan poin-poin membuat email mudah dibaca dan dijawab.
• Batas waktu (jika diperlukan): Menyebutkan tanggal deadline menunjukkan bahwa kamu menghargai waktu penerima.
• Permintaan yang sopan: Frasa seperti "I would greatly appreciate"* membuat permintaan terdengar lebih ramah.

Kesalahan Umum dalam Menulis Email Formal dan Cara Menghindarinya

Meskipun sudah memahami struktur dan contoh, masih ada beberapa kesalahan umum yang sering dilakukan saat menulis email formal. Kesalahan ini bisa mengurangi profesionalisme emailmu atau bahkan membuat pesanmu sulit dipahami. Berikut adalah beberapa di antaranya beserta tips untuk menghindarinya:

1. Subjek yang Terlalu Umum atau Tidak Jelas

Subjek seperti "Hello"* atau "Important"* tidak memberikan informasi apa pun kepada penerima. Penerima email yang sibuk cenderung mengabaikan email dengan subjek yang ambigu. Selalu sertakan tujuan utama email dalam subjek, seperti "Follow-Up on Job Application – [Nama Kamu]"* atau "Request for Quotation: [Produk/Layanan]"*.

Jika emailmu adalah lanjutan dari percakapan sebelumnya, sertakan konteksnya. Misalnya: "Re: Meeting on [Tanggal] – Additional Documents Attached"*. Ini membantu penerima mengingat percakapan sebelumnya dan memprioritaskan emailmu.

2. Sapaan yang Salah atau Terlalu Kasual

Menggunakan sapaan yang tidak tepat, seperti "Hey"* atau "Hi there"*, bisa membuat emailmu terkesan tidak profesional. Selalu gunakan Dear [Nama] untuk email formal pertama. Jika kamu tidak tahu nama penerima, gunakan To Whom It May Concern atau Dear [Departemen] Team.

Jika kamu ragu tentang gelar penerima (misalnya, apakah mereka memiliki gelar "Dr." atau "Prof."), lakukan riset singkat di LinkedIn atau situs web perusahaan. Kesalahan dalam sapaan, seperti menggunakan "Mr."* untuk wanita atau sebaliknya, bisa menyinggung.

3. Paragraf yang Terlalu Panjang

Email formal harus ringkas dan mudah dibaca. Paragraf yang terlalu panjang (lebih dari 5-6 baris) bisa membuat penerima kehilangan minat. Setiap paragraf sebaiknya hanya membahas satu ide utama. Jika emailmu membahas beberapa topik, pisahkan menjadi paragraf terpisah.

Gunakan poin-poin atau penomoran jika kamu perlu menyampaikan beberapa informasi sekaligus. Misalnya, saat meminta beberapa dokumen, lebih baik membuat daftar daripada menjelaskannya dalam satu paragraf panjang. Ini membuat emailmu lebih terstruktur dan mudah diikuti.

4. Bahasa yang Terlalu Informal atau Ambigu

Hindari penggunaan bahasa sehari-hari, slang, atau singkatan informal seperti "ASAP"*, "BTW"*, atau "Thx"*. Dalam email formal, gunakan frasa lengkap seperti "as soon as possible"*, "by the way"*, atau "thank you"*.

Selain itu, hindari kalimat yang ambigu atau terlalu umum. Misalnya, daripada menulis "Let me know if you have any questions"*, tulis "Please feel free to contact me at [nomor/email] if you require further clarification"*. Ini menunjukkan bahwa kamu siap membantu dan memberikan informasi kontak yang jelas.

5. Tidak Menyertakan Lampiran yang Diperlukan

Jika emailmu membutuhkan lampiran (seperti CV, proposal, atau dokumen pendukung), pastikan kamu melampirkan file sebelum mengirim email. Kesalahan ini sering terjadi dan bisa membuat penerima frustrasi karena harus meminta ulang.

Selain itu, sebutkan lampiran dalam isi email. Misalnya: "As requested, I have attached the updated project proposal for your review"*. Ini memastikan penerima mengetahui bahwa ada file yang perlu mereka periksa. Jika file besar, pertimbangkan untuk menggunakan layanan seperti Google Drive atau WeTransfer dan sertakan linknya.

6. Tidak Memeriksa Ejaan dan Tata Bahasa

Kesalahan ejaan atau tata bahasa bisa merusak kesan profesionalisme, terutama dalam email formal. Selalu periksa ulang emailmu sebelum mengirim, atau gunakan tools seperti Grammarly untuk membantu. Perhatikan kesalahan umum seperti:

• Penggunaan "your"* vs. "you're"*.
• Kesalahan dalam penulisan nama penerima atau perusahaan.
• Kalimat yang tidak lengkap atau tanda baca yang salah.

Jika memungkinkan, mintalah teman atau rekan kerja untuk membaca emailmu sebelum dikirim. Mata kedua sering kali bisa menemukan kesalahan yang terlewatkan.

7. Tidak Menindaklanjuti (Follow-Up)

Jika kamu tidak menerima balasan dalam waktu yang wajar (biasanya 3-5 hari kerja), jangan ragu untuk mengirim email tindak lanjut (follow-up). Namun, pastikan email follow-up tetap sopan dan tidak terkesan mendesak. Contoh:

Subject: Follow-Up on [Tujuan Email Sebelumnya]

Dear [Nama], I hope this email finds you well. I am following up on my previous email sent on [tanggal], regarding [sebutkan tujuan singkat]. I understand that you may be busy, but I would greatly appreciate an update on [topik]. Please let me know if you require any additional information from my side. I am happy to assist. Thank you for your time. Best regards, [Nama Kamu]

Hindari mengirim follow-up terlalu sering (misalnya, setiap hari). Berikan waktu yang cukup bagi penerima untuk merespons, terutama jika mereka berada di zona waktu yang berbeda.

Tips Tambahan untuk Email Formal yang Lebih Profesional

Selain menghindari kesalahan, ada beberapa tips tambahan yang bisa membuat email formalmu semakin profesional dan efektif. Tips ini akan membantu kamu membangun citra yang baik dan meningkatkan peluang mendapatkan respons positif.

1. Sesuaikan Nada dengan Budaya Perusahaan

Setiap perusahaan atau industri memiliki budaya komunikasi yang berbeda. Misalnya, perusahaan startup mungkin lebih terbuka dengan gaya penulisan yang sedikit lebih santai, sementara perusahaan hukum atau keuangan cenderung lebih formal. Jika kamu tidak yakin, selalu pilih gaya yang lebih formal.

Cara terbaik untuk mengetahui budaya perusahaan adalah dengan mengamati email yang kamu terima dari mereka. Perhatikan sapaan, struktur, dan bahasa yang mereka gunakan, lalu tiru gaya tersebut dalam balasanmu. Ini menunjukkan bahwa kamu memperhatikan detail dan menghargai cara mereka berkomunikasi.

2. Gunakan Font dan Format yang Profesional

Pilih font yang mudah dibaca seperti Arial, Calibri, atau Times New Roman dengan ukuran 11-12 pt. Hindari penggunaan warna font yang mencolok (seperti merah atau hijau) atau format teks yang berlebihan (seperti bold atau italic di seluruh email).

Untuk penekanan, gunakan bold atau italic secara selektif, misalnya untuk tanggal penting atau nama proyek. Hindari penggunaan huruf kapital seluruhnya (ALL CAPS), karena bisa terkesan seperti berteriak. Pastikan juga emailmu memiliki spasi yang cukup antara paragraf untuk memudahkan pembacaan.

3. Sertakan Informasi Kontak yang Jelas

Meskipun penerima bisa membalas emailmu, menyertakan informasi kontak alternatif (seperti nomor telepon atau LinkedIn) menunjukkan bahwa kamu siap untuk komunikasi lebih lanjut. Ini juga memudahkan penerima jika mereka lebih suka menghubungimu melalui cara lain.

Jika emailmu terkait dengan pekerjaan, sertakan juga jabatan dan nama perusahaan di tanda tangan. Ini membantu penerima mengidentifikasi siapa kamu dan mengapa kamu menghubungi mereka. Contoh tanda tangan yang baik: "Best regards, Rina Susanti Marketing Coordinator PT Inovasi Digital Phone: +62 812 3456 7890 | Email: rina.susanti@inovasi.co.id"

4. Pertimbangkan Zona Waktu Penerima

Jika kamu mengirim email ke penerima yang berada di zona waktu berbeda, pertimbangkan waktu pengiriman agar emailmu tidak terkirim di luar jam kerja mereka. Misalnya, jika penerima berada di Amerika Serikat (Waktu Pasifik), hindari mengirim email pada pukul 2 pagi waktu mereka.

Kamu bisa menggunakan fitur "Schedule Send"* di banyak platform email (seperti Gmail) untuk mengatur pengiriman email pada jam kerja penerima. Ini menunjukkan bahwa kamu memperhatikan kenyamanan mereka dan meningkatkan peluang emailmu dibaca dengan segera.

5. Simpan Template untuk Keperluan Berulang

Jika kamu sering mengirim email formal untuk tujuan yang sama (seperti lamaran kerja atau permintaan informasi), buatlah template yang bisa kamu gunakan berulang kali. Ini menghemat waktu dan memastikan konsistensi dalam gaya penulisan.

Namun, selalu personalisasi template sebelum mengirim. Misalnya, ganti nama penerima, perusahaan, dan detail spesifik lainnya agar email tidak terkesan generik. Penerima bisa merasakan jika emailmu adalah salinan-paste tanpa usaha untuk menyesuaikan dengan mereka.

6. Gunakan Lampiran dengan Bijak

Jika kamu perlu melampirkan file, pastikan:

• Nama file jelas dan deskriptif (misal: "CV_AndiWijaya_MarketingManager.pdf"* daripada "Document1.pdf"*).
• Ukuran file tidak terlalu besar (idealnya di bawah 5 MB). Jika file besar, gunakan layanan seperti Google Drive atau Dropbox.
• Format file kompatibel (misal: PDF untuk dokumen resmi, bukan format yang memerlukan software khusus).

Selalu sebutkan lampiran dalam isi email dan pastikan file sudah terlampir sebelum mengirim. Kesalahan seperti lupa melampirkan file bisa membuatmu terlihat ceroboh.

Kesimpulan: Kuasai Email Formal untuk Kesuksesan Profesional

Menulis email formal dalam bahasa Inggris yang profesional bukanlah sekadar soal tata bahasa yang benar, tetapi juga tentang menyampaikan pesan dengan jelas, sopan, dan efektif. Dengan mengikuti struktur yang tepat, menghindari kesalahan umum, dan mempersonalisasi setiap email, kamu bisa membangun citra yang profesional dan meningkatkan peluang sukses dalam komunikasi bisnis.

Ingatlah bahwa setiap email adalah kesempatan untuk meninggalkan kesan positif, baik itu saat melamar pekerjaan, mengajukan kerjasama, atau sekadar bertanya. Semakin sering kamu berlatih, semakin natural dan percaya diri kamu dalam menulis email formal. Jika kamu masih merasa kesulitan, jangan ragu untuk meminta bantuan dari layanan profesional seperti Tugasin, yang siap membantu kamu dalam menyusun email, tugas, atau bahkan tesis dengan bahasa yang tepat dan struktur yang benar.

Dengan panduan ini, kami harap kamu tidak lagi merasa gugup saat harus mengirim email formal dalam bahasa Inggris. Terus berlatih, perhatikan detail, dan selalu sesuaikan emailmu dengan konteks dan penerima. Selamat mencoba, dan semoga emailmu selalu mendapatkan respons positif!