30+ Contoh Percakapan Bisnis Dalam Bahasa Inggris Melalui Telepon (2025)

Komunikasi melalui telepon dalam bahasa Inggris seringkali menjadi tantangan tersendiri, terutama dalam konteks bisnis di mana kesan profesional dan kejelasan informasi sangat krusial. Baik Anda seorang karyawan yang sering berhubungan dengan klien internasional, pebisnis yang menjalin kerja sama lintas negara, atau pelajar yang mempersiapkan diri untuk dunia kerja global, menguasai percakapan bisnis bahasa Inggris via telepon adalah keterampilan yang tak boleh diabaikan. Tidak hanya sekadar berbicara, Anda juga perlu memahami etika, struktur kalimat yang tepat, hingga frasa-frasa kunci yang membuat pembicaraan terdengar alami namun tetap formal.

Dalam panduan ini, kami menyajikan lebih dari 30 contoh percakapan bisnis bahasa Inggris melalui telepon yang mencakup berbagai skenario—mulai dari menjawab panggilan, membuat janji, menangani keluhan, hingga menutup pembicaraan dengan sopan. Setiap contoh dilengkapi dengan penjelasan singkat agar Anda tidak hanya menghafal, tetapi juga memahami why dan how di balik setiap ungkapan. Plus, kami sertakan tips praktis untuk meningkatkan kepercayaan diri saat berkomunikasi. Jika Anda membutuhkan bantuan lebih lanjut dalam menyusun materi presentasi atau dokumen bisnis berbahasa Inggris, layanan profesional seperti Tugasin siap membantu dengan solusi terpercaya.

Struktur Dasar Percakapan Bisnis Melalui Telepon

Sebelum mempelajari contoh-contoh spesifik, penting untuk memahami kerangka umum percakapan bisnis via telepon. Struktur ini akan membuat pembicaraan Anda terdengar terorganisir dan profesional:

1. Pembukaan (Greeting): Sapaan awal yang sopan dan pengenalan diri (jika diperlukan).
2. Tujuan Panggilan (Purpose): Jelaskan secara singkat alasan Anda menelpon atau menjawab.
3. Inti Pembicaraan (Main Discussion): Bahas topik utama dengan jelas dan terstruktur.
4. Konfirmasi atau Tindak Lanjut (Confirmation/Follow-up): Pastikan kedua belah pihak memahami poin penting.
5. Penutup (Closing): Akhiri dengan sopan dan berikan kesempatan untuk pertanyaan tambahan.

Dengan mengikuti struktur ini, Anda akan terhindar dari pembicaraan yang bertele-tele dan memastikan setiap panggilan berjalan efisien.

30+ Contoh Percakapan Bisnis Bahasa Inggris Melalui Telepon (Berbagai Situasi)

1. Menjawab Telepon (Answering Calls)

Contoh 1: Menjawab dengan Nama Perusahaan

Situasi: Anda adalah resepsionis atau staf yang menjawab telepon kantor.

Contoh:

You: "Good morning, this is PT Maju Mundur. How may I assist you today?" Caller: "Hello, could I speak to Mr. Budi, please?" You: "Certainly. May I know who's calling, please?" Caller: "This is John Smith from ABC Corporation." You: "Thank you, Mr. Smith. I'll put you through to Mr. Budi's extension. Please hold for a moment."

Contoh 2: Menjawab dengan Nama Pribadi

Situasi: Anda menjawab telepon pribadi untuk urusan bisnis.

Contoh:

You: "Hello, this is Rina speaking." Caller: "Hi Rina, this is David from XYZ Ltd. Is this a good time to talk?" You: "Yes, David. How can I help you today?"

Tips:

• Selalu ucapkan "Good morning/afternoon" terlebih dahulu untuk kesan profesional.
• Jika perlu meminta nama penelepon, gunakan frasa: "May I know who's calling, please?"
• Hindari kata-kata informal seperti "Yeah" atau "Hey".

2. Membuat Janji atau Jadwal (Scheduling Appointments)

Contoh 3: Mengusulkan Waktu Pertemuan

Situasi: Anda menghubungi klien untuk menjadwalkan pertemuan.

Contoh:

You: "Good afternoon, Ms. Lestari. This is Andi from PT Sejahtera. I'm calling to schedule a meeting to discuss our upcoming project. Are you available next Tuesday at 2 PM?" Caller: "Let me check my calendar. Tuesday at 2 PM works for me." You: "Perfect. I'll send a confirmation email with the details. Thank you for your time."

Contoh 4: Mengonfirmasi Janji yang Sudah Dibuat

Situasi: Anda menelpon untuk memastikan klien masih bisa hadir.

Contoh:

You: "Hello, Mr. Tan. This is Sarah from Global Tech. I'm calling to confirm our meeting tomorrow at 10 AM. Is everything still on schedule?" Caller: "Yes, I'll be there." You: "Great! Please let me know if there are any changes. We'll see you then."

Tips:

• Gunakan frasa "Are you available on…?" atau "Does [date/time] work for you?" untuk menawarkan jadwal.
• Selalu akhiri dengan konfirmasi tertulis (email) untuk menghindari kesalahpahaman.

3. Menangani Keluhan Pelanggan (Handling Complaints)

Contoh 5: Menerima Keluhan dengan Empati

Situasi: Pelanggan mengeluh tentang produk atau layanan.

Contoh:

Caller: "I'm very disappointed with your latest delivery. The order was incomplete!" You: "I'm truly sorry to hear that, Mr. Wilson. I understand how frustrating this must be. Could you please provide me with your order number so I can investigate?" Caller: "It's ORDER-12345." You: "Thank you. I'll look into this immediately and get back to you within 24 hours. Is there anything else I can assist you with in the meantime?"

Contoh 6: Menawarkan Solusi

Situasi: Anda sudah menemukan akar masalah dan siap memberikan solusi.

Contoh:

You: "Mr. Wilson, I've checked your order, and it seems there was a mistake in our warehouse. We'll dispatch the missing items today via express delivery, and you should receive them by tomorrow. Additionally, we'd like to offer you a 10% discount on your next purchase as our apology." Caller: "That sounds fair. Thank you." You: "You're welcome. I'll send you a confirmation email shortly. Please don't hesitate to contact me if you need further assistance."

Tips:

• Gunakan frasa seperti "I'm sorry to hear that" atau "I understand your concern" untuk menunjukkan empati.
• Hindari menyalahkan departemen lain; fokus pada solusi.
• Berikan timeline jelas kapan masalah akan terselesaikan.

4. Bernegosiasi atau Menawarkan Produk/Layanan

Contoh 7: Menawarkan Diskon kepada Klien Potensial

Situasi: Anda menghubungi klien untuk menawarkan penawaran khusus.

Contoh:

You: "Good morning, Ms. Hartono. This is Dian from PT Inovasi. We're currently offering a 15% discount on our premium software for new clients. Would you be interested in a quick demo next week?" Caller: "That sounds interesting. What's included in the package?" You: "The package includes 24/7 support, free updates for a year, and a dedicated account manager. I can send you the detailed brochure via email. When would be a good time for the demo?"

Contoh 8: Menanggapi Penolakan dengan Profesional

Situasi: Klien menolak tawaran Anda.

Contoh:

Caller: "I appreciate the offer, but we're not looking to upgrade right now." You: "I completely understand, Ms. Hartono. If it's alright with you, may I follow up in three months to see if your needs have changed? We might have new features by then that could benefit your team." Caller: "That would be fine. Thank you."

Tips:

• Soroti manfaat (bukan hanya fitur) produk/layan Anda.
• Jika ditolak, tawarkan untuk follow-up di kemudian hari dengan sopan.
• Gunakan frasa seperti "Would you be open to…?" untuk mengajak diskusi.

5. Menutup Percakapan dengan Sopan

Contoh 9: Akhir Pembicaraan Formal

Situasi: Anda sudah selesai membahas semua poin penting.

Contoh:

You: "Thank you for your time today, Mr. Lee. If you have any further questions, feel free to contact me at [your email/phone]. Have a great day!" Caller: "Thank you, you too."

Contoh 10: Jika Penelepon yang Mengakhiri

Situasi: Penelepon mengucapkan selamat tinggal terlebih dahulu.

Contoh:

Caller: "Well, I think that's everything. Thanks for your help." You: "You're very welcome, Ms. Anwar. Don't hesitate to reach out if you need anything else. Goodbye!"

Tips:

• Selalu berikan kontak alternatif (email/telepon) untuk follow-up.
• Gunakan frasa penutup seperti:
  • "Have a great day/weekend!"
  • "I look forward to our next conversation."
  • "Take care and stay safe."

Frasa Penting dalam Percakapan Bisnis Telepon

Untuk memperkaya kosakata Anda, berikut adalah daftar frasa kunci yang sering digunakan dalam percakapan bisnis via telepon, dikategorikan berdasarkan fungsi:

1. Frasa Pembukaan

• "Good [morning/afternoon/evening], this is [Your Name] from [Company]."
• "Thank you for calling [Company Name]. How may I assist you?"
• "May I speak to [Name], please?"

2. Frasa untuk Meminta Informasi

• "Could you please provide me with [information]?"
• "May I ask who's calling?"
• "Would you mind spelling that for me?"

3. Frasa untuk Menawarkan Bantuan

• "How can I be of assistance?"
• "I'd be happy to help with that."
• "Let me transfer you to the right department."

4. Frasa untuk Menangani Keluhan

• "I'm sorry to hear that. Let me see how I can resolve this."
• "I understand your frustration. I'll do my best to help."
• "Could you please give me more details about the issue?"

5. Frasa Penutup

• "Thank you for your time and patience."
• "Is there anything else I can assist you with?"
• "I'll follow up with you by [date/time]."

Tips Meningkatkan Kepercayaan Diri Saat Berbicara via Telepon

Banyak orang merasa gugup saat harus berbicara bahasa Inggris melalui telepon, terutama dalam konteks bisnis. Berikut adalah 5 tips praktis untuk membantu Anda terdengar lebih percaya diri:

1. Persiapkan Poin-Poin Penting: Tuliskan script singkat berisi tujuan panggilan, pertanyaan kunci, dan frasa yang mungkin dibutuhkan. Ini akan mengurangi kebingungan saat pembicaraan berlangsung.
2. Latih Pengucapan: Beberapa kata dalam bahasa Inggris memiliki pengucapan yang mirip (misal: ship vs. sheep). Gunakan aplikasi seperti Google Translate untuk melatih pelafalan.
3. Gunakan Filler Words dengan Bijak: Jika perlu waktu untuk berpikir, gunakan frasa seperti:
   • "Let me double-check that for you."
   • "That's a good question. Allow me a moment to find the information."
   Hindari kebiasaan mengucapkan "Uh…" atau "Erm…" berulang kali.
4. Simulasikan Percakapan: Latih dengan teman atau rekam suara Anda untuk mengevaluasi intonasi dan kejelasan. Platform seperti Tugasin juga menyediakan layanan pembuatan materi latihan bisnis yang disesuaikan dengan kebutuhan Anda.
5. Tetap Tenang dan Berbicara Pelan: Kecepatan bicara yang terlalu cepat bisa membuat lawan bicara kesulitan memahami. Bernapas dalam-dalam sebelum menjawab juga membantu mengurangi kegugupan.

Kesalahan Umum yang Harus Dihindari

Meskipun sudah mempersiapkan diri, beberapa kesalahan seringkali terjadi tanpa disadari. Berikut adalah 5 kesalahan umum dalam percakapan bisnis telepon beserta solusinya:

1. Terlalu Formal atau Terlalu Kasual

Masalah: Menggunakan bahasa yang terlalu kaku (misal: "I am writing to inform you…" dalam percakapan lisan) atau terlalu santai (misal: "Hey, what's up?").

Solusi: Gunakan bahasa semi-formal yang sopan namun alami, seperti:

• "I'd like to discuss…" (bukan "I am desiring to converse about…").
• "Could you please…?" (bukan "Can you…?").

2. Tidak Mengonfirmasi Informasi

Masalah: Mengabaikan untuk mengulang atau mengonfirmasi detail penting (misal: nama, tanggal, atau angka), yang bisa menyebabkan kesalahpahaman.

Solusi: Selalu gunakan frasa konfirmasi seperti:

• "So, just to confirm, you'd like to schedule the meeting for next Friday at 3 PM?"
• "Let me repeat that to make sure I got it right: your order number is 56789, correct?"

3. Menginterupsi Lawan Bicara

Masalah: Memotong pembicaraan penelepon bisa dianggap tidak sopan, terutama dalam budaya bisnis tertentu.

Solusi: Tunggu hingga lawan bicara selesai, kemudian gunakan frasa seperti:

• "I see your point. May I add something here?"
• "That's an important note. If I may, I'd like to suggest…"

4. Tidak Menyediakan Tindak Lanjut yang Jelas

Masalah: Mengakhiri panggilan tanpa menjelaskan langkah selanjutnya (misal: kapan akan ada balasan, siapa yang akan menghubungi kembali).

Solusi: Selalu berikan timeline dan tanggung jawab yang jelas:

• "I'll email you the details by end of day tomorrow."
• "Our team will call you back within 24 hours to confirm."

5. Mengabaikan Tone of Voice

Masalah: Nada suara yang datar atau terlalu tinggi bisa mengirimkan kesan yang salah (misal: tidak tertarik atau terlalu agresif).

Solusi: Latih intonasi Anda:

• Naikkan sedikit nada saat mengajukan pertanyaan.
• Turunkan nada saat mengakhiri kalimat pernyataan.
• Tersenyum saat berbicara (ini akan membuat suara terdengar lebih ramah).

Latihan Tambahan untuk Meningkatkan Kemampuan

Untuk benar-benar mahir, praktik konsisten adalah kunci. Berikut adalah beberapa cara untuk terus melatih kemampuan percakapan bisnis telepon Anda:

1. Dengarkan Podcast atau Rekaman Percakapan Bisnis: Platform seperti YouTube atau Spotify memiliki banyak contoh percakapan bisnis dalam bahasa Inggris. Perhatikan bagaimana penutur asli mengatur alur pembicaraan.
2. Bergabung dengan Komunitas Bahasa: Grup seperti Toastmasters atau forum online (misal: Reddit's r/EnglishLearning) bisa menjadi tempat bertukar pengalaman dengan pembelajar lain.
3. Gunakan Aplikasi Simulasi: Aplikasi seperti ELSA Speak atau Speakly menawarkan latihan percakapan interaktif dengan umpan balik langsung.
4. Minta Umpan Balik dari Rekan Kerja: Jika Anda bekerja di lingkungan internasional, mintalah rekan yang fasih berbahasa Inggris untuk memberikan masukan setelah panggilan.
5. Buat Daftar Frasa Pribadi: Catat frasa-frasa yang sering Anda gunakan atau kesulitan ucapkan, lalu latihlah secara berkala. Anda juga bisa meminta bantuan profesional dari layanan seperti Tugasin untuk menyusun materi latihan khusus.

Kesimpulan: Kunci Sukses dalam Percakapan Bisnis Telepon

Menguasai percakapan bisnis bahasa Inggris melalui telepon bukanlah tentang menghafal skrip, melainkan tentang memahami struktur, berlatih secara konsisten, dan membangun kepercayaan diri. Dengan mengikuti contoh-contoh di atas, menghindari kesalahan umum, dan terus melatih kemampuan berbicara, Anda akan mampu berkomunikasi dengan lancar dan profesional dalam berbagai situasi bisnis.

Ingatlah bahwa kesabaran dan ketekunan adalah kunci. Jangan ragu untuk membuat kesalahan—setiap panggilan adalah kesempatan untuk belajar dan berkembang. Jika Anda membutuhkan bantuan lebih lanjut dalam menyusun materi presentasi, email bisnis, atau dokumen pendukung lainnya, layanan seperti Tugasin siap membantu dengan solusi berkualitas tinggi. Selamat berlatih, dan semoga sukses dalam setiap percakapan bisnis Anda!